PMP達人-專案管理經驗成長與學習 IT肥蝦個人的專案管理經驗與心得記事與分享。

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2011年開春以來，可說是事務纏身，”戎馬”倥傯！除了負責原有的系統分析與產品開發，又多了個負責部門管理與對業務部門支援的工作，真得讓自己忙得手忙腳亂，更甚者四月底得標案件在諸位上級長官的”禮讓”下，被執行長指定為專案經理，因此學校的論文只得請老師與老婆大人讓肥蝦通融延後畢業，那就遑論紓發與記錄自己對學習上的心得感想。

公司這一個四月份專案的總金額雖然不小，但規模更是金額的雙倍以上，面對的利害關係人又大過規模的雙倍，在目前臺灣這一個乙方弱勢的市場型態中，執行本案已註定要遭受一定的範疇、時程與成本的風險。在長官「讓嫌」下，肥蝦擔任該案的專案經理，在專案初始階段，肥蝦就認真思考過在目前公司缺乏完整的專案管理工具，以及大多同仁對專案管理較為守舊的觀念下，如何進行本案的專案管理工作。

目前公司基本上有制式的工作雙週報，同仁填寫本週已進行與下週預計的工作項目。但在考量此次專案的特殊狀況，因應以往專案團隊的成員只單獨填寫自我自身工作項目下，如何喚起大家一同注意本案目前遭預或感覺到的問題與未來可能的風險，肥蝦就將原有的工作雙週報新增了【問題/風險】與【心得/建議】兩個欄位。為了不讓專案管理工作變相增加原有成員的負擔，原本的應填寫的預計下週工作內容就請成員不用填報，因為就專案工作項目與成員的配置表，以及下一週的工作週報，肥蝦只要動點小手腳還是可以提供出公司所要求的工作雙週報。

本篇的重點不在闡述專案成員必須配合的專案管理工作，肥蝦想說明的是專案經理自身的管控作業。當然專案經理就公司的編制來說，也是公司的員工，因此也要填寫工作週報或工時單，但是肥蝦以為這只是最基本的工作，工時單與工作週報可以配合輸入到專案管理工具作整個專案進度與成本的掌控，但是對專案的整個發展變化，思考與預防專案可能風險與問題，瞭解專案進行的整體動向，尤其是日後僅依憑繁多的專案Records、Log、Information、Documents等資料進行Lessons Learned也並不容易。因此肥蝦就每天記錄專案上的工作與發生事情，寫下專案管理日誌。

肥蝦以為專案管理日誌有幾個重點：一、記錄每日發生與專案經理工作重要項目。二、註記專案已有的問題與未來風險考量。三、記錄待辦事項與今日所作所為所想的心得與感想。四、串連其他相關的專案文件，如收發信函文件、會議記錄、交付的文件成果等。

肥蝦個人的專案管理日誌僅是用Excel工具列表管理，目前肥蝦的專案管理日誌主要有以下的欄位：日期、重要事項、進度狀況、溝通狀況、收發文件、會議記錄、郵件通訊、風險考量、待辦事項、心得/感想。其中收發文件、會議記錄、郵件通訊三個欄位是作為連結其他文件註記使用。