不可輕忽的行政管理工具--公文 公文就該有公文的樣子！/2013.10.25 小心公文洩露你的倫理素養!/2014.04.18

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中國時報98年6月28日報導，提到政壇長年流傳的一首打油詩：「一紙公文九個該，一該該出問題來，該員爾後該檢討，不該該處不該該。」報導指稱據傳是由前證期會主委戴立寧形容行政機關內部的公文荒謬所撰，「道盡了機關心態閉塞、官僚作業冗長消極的醜態…」。

        戴先生擔任證期會主委是在民國82年到84年間，事實上，大約在67或68年我開始接觸公文後，便曾有長官轉述過這首打油詩，因為貼切有趣，所以頗有印象，但記憶中似乎是：「一紙公文十個該，該來該去不應該，該員應該要明白，不該該處不該該」。

好在版本儘管不同，意思卻很明顯，是在教示一篇用了過多「該」字的公文。不過，我們似乎也可以拿這首詩形容那種動輒使用過多其他同樣的字、詞、用語的公文承辦人，當做一個警惕。因為， 現下除了「該」以外，還有「爰」、「為」、「有關」等，也常常反覆出現在公文裡。舉例來說，曾有一篇分成4段的說帖，約700字裡就用了8次的「為」，包括「為掌握○○○…」、「為落實○○○…」、「為推動○○○…」、「為利推動○○○…」、「為協助○○○…」、「為有效○○○…」、「為有效推動○○○…」…；另外，短短一篇函稿或簽用了5、6個「爰」，或3、5個「有關」的情形，更是多不勝數。

就像烹飪中的香鮮料，適度添加，往往發揮提味鼓舌之效，過量了，卻不免讓人覺得燥膩反胃。中國文字有其精妙之處，這種具有起、承、轉、合作用的字、詞、語法在一篇文章中確可以起畫龍點睛之效，但反覆使用，同樣會教人反感排斥，甚而至於質疑作者的寫作技巧。公文是機關意思表示的重要工具之一，有其威信的本質，尤其需要一定的水平，務求受文者讀來流暢易懂，做為一位公文承辦人，實在不可等閒以待。

至於報導認為「一紙公文九個該」便「道盡了機關心態閉塞、官僚作業冗長消極的醜態…」，恐怕也言過其實，過於牽強。我們只須專心修鍊公文，其他的就一笑置之吧！