不可輕忽的行政管理工具--公文 公文就該有公文的樣子！/2013.10.25 小心公文洩露你的倫理素養!/2014.04.18

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我國自古為禮儀之邦，禮儀的基本精神就是講倫理、重秩序、守本份，尊卑有序，這種優秀的文化，除了表現於社會與個人的行為規範，乃至於國家的典章制度，也具體而微的融合在公務機關的公文當中。

公文為公務機關運作的重要工具之一，在層層節制、層層規範，藉以確保依法行政的體制下，遂有「上行文」、「平行文」以及「下行文」之分，並以「用印」和「用語」落實之。以「函」而言，「上行文」是在打印工整的首長職銜姓名後加蓋「職章」（俗稱的豆干章），「平行文」和「下行文」則蓋用首長的「職銜簽字章」；至於「公文用語」方面，必須區別「上行文」、「平行文」以及「下行文」的，除了前曾提及的「期望語」外、還包括了「稱謂語」（鈞、大、貴）、「引述語」（奉、准、據…）、「經辦語」（遵經、業經…）、「准駁語」（應予照准、同意照辦…）、「附送語」（檢陳、檢送…），以及近已省略而較少使用的「抄送語」（抄陳、抄送…）。

另外，除有緊急重大事件，非越級不能及時處理時另當別論，否則簽辦案件仍應逐級陳核，這種作法不僅為了層層負責，也可避免某階層長官被置於狀況之外，失去了行政管理的功能和意義；機關間的公文亦復如此，務要逐級層轉，不可逾越。萬不得已越級陳核或發文，則必須在第一時間補陳，或以最確定方式將訊息傳遞不知情長官。這也就是聯強國際集團總裁兼執行長杜書伍在集團內部管理課程說的「三角傳球」的意涵。

然而，讓人不禁憂心的是，近年來由於公務機關必須投注大量人力物力於輿情的快速反應，在資源漸少，消耗漸增的情況下，為了爭取時效而跨越層級處理公務的情形有越來越多的趨勢，如果只是一昧求快，難免會有「一人一把號，各吹各的調」的現象，對外公布了未經確認的資料，事後又耗費更大心力去更正、澄清、補救，甚至因此陷入惡性循環，不僅使相關人員和長官努力的績效大打折扣，也重創了機關形象。

孔老夫子說過：「不學禮，無以立」，公務機關沒有了倫理，想當然的結果就是亂了陣腳，斷送了行政效率。諸君以為呢？