不可輕忽的行政管理工具--公文 公文就該有公文的樣子！/2013.10.25 小心公文洩露你的倫理素養!/2014.04.18

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        衛生福利部食藥署於10月30日錯發的一件公文，跳過「查廠」步驟要求地方縣市政府衛生局把還在追查中的疑似混油產品全數下架，引發各大媒體口徑一致的撻伐，並以「烏龍」來形容這件離譜的公文。

這件公文所以會造成如此軒然大波，主要的爭點在於食藥署日前針對全國166家製油廠進行稽查，其中除大統、富味鄉11件確定摻偽的產品外，還有26件脂肪酸分布有異狀，須進一步查廠調查，但食藥署北區管理中心昨天卻跳過「查廠」步驟，將前述37件產品名單函發各縣市衛生局，要求將相關產品全數下架，並依法處分。

檢討這件公文的問題核心不難發現，如果在發文前有一個「確認的動作」，這個錯誤就不應該會發生。然而，這個「確認的動作」該誰來做？如何做？

其實，前文「有憑有據辦公文」曾經提到公文「依據」的重要性，並認為求快不求好、求結案不求過程的態度，急就章之下，自然難以面面俱到。試想，食藥署的承辦人如果堅持體例依據工廠查核報告辦稿，審稿、核稿及判行的主管若堅持看到工廠查核報告始予簽署、決行，「烏龍公文」從何而來？這原是一種不假外求的管控機制，卻往往未受到應有的重視，殊不知「依據或背景，可說是產生公文的根基及關鍵，根基穩固始可文出有名，掌握關鍵才能簡明扼要。反過來說，小小的疏忽，也會大大降低了公文品質，一旦公文出了門，甚至對機關形像造成負面影響」。

行政管理本來環環相扣，便自然而然可以周全運作，任意鬆脫，則終將滋生問題。食藥署的錯發公文事件正所謂「前車之覆，可為後車之鑑」，但願公務同仁皆能有所體認：公文體例的形成，必然經歷長期的各種試煉與修正，能夠流傳下來，自有其存在的價值，不宜冒然遺棄。