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有效決策的七個步驟

by: 蔣巍巍

from: 世界經理人互動社區

 

工作中，有些人把制定決策視爲“猛虎”，其實制定決策並不是一件複雜、困難的事情。有七個步驟可以讓你快速而有效地制定出決策。

 

在團隊的實際工作中，有些團隊管理者或者是團隊成員會在進行決策時會無從下手、茫然無措，感覺從哪裡開始都行，可是又沒有頭緒。

其實，在90%的情況下，一個好的決策可通過以下七個簡單的步驟得到。這些步驟是：

 

1. 對問題的界定

每一個決策過程的第一步應該是對於真實問題進行全面且完整的界定。團隊中的決策者不應該僅僅滿足於某種表面現象或見解，而應該對這些表像和見解背後的事實和根源進行追查研究。

 

2. 界定相關要求

這是做決策的第二個步驟，就是要盡可能正確地指出這個決策所必須滿足的要求。適用於第二步的關鍵問題是：什麽才是正確的？這裏有兩點特別重要。

有兩個女人爭奪一個小嬰孩，均宣稱自己是孩子的母親。雙方爭執不下，很難處斷。

於是所羅門王鄭重其事地下令將嬰兒劈成兩半，一人一半，以息紛爭。其中一個女人同意，另一個女人卻爲小嬰兒求情，請國王息怒收回成命，她願意放棄小孩並接受處罰。

很明顯，寧願自己接受處罰以保全嬰兒性命的女人，才是孩子真正的母親。說謊的惡婦人於是受到嚴厲的懲處。 

國王所羅門在向兩個女人提出這個妥協建議的時候就知道了這個道理，這兩個女人都堅持說孩子是自己的。通過這個建議，他就能夠找出真正的母親，因爲真正的母親是不會同意這種折中方法的。

區分正確和錯誤妥協的能力是區分團隊管理者稱職與否的最主要的一個方面。解決這個問題的關鍵在於對“最低要求的理想狀態”進行準確無誤的界定。

 

3. 尋找備選方案

決策過程中第三步是對備選方案的搜尋。這裏可能會犯兩個錯誤。

第一個錯誤是，有些決策者可能會滿足於找到的第一個備選方案。然而有經驗的團隊管理者知道：總會有更多的備選方案，因此他們強迫自己和其團隊成員不要立刻停止尋找。

第二個錯誤就是不相信“零選項”。當前的狀態自然也是一種備選方案，雖然通常它不是最好的，所以需要做決策去改變，但事情並不總是這樣。有些團隊管理者放任自己被迫決策來對身邊的事物進行改變。

 

4. 考慮每種備選方案的風險與後果

第四步通常是決策中勞動量最大的部分，需要對每個備選方案所包含的結果和風險進行系統、全面、仔細的分析。以下幾點非常重要：

（1）決策者必須考慮團隊願意在每個備選方案上所花的時間長度，以及這個過程的可調整程度。只影響團隊一小段時間，或很容易就能調整的決策，也許隨便決定一下就可以。但是，對於那些會決定團隊長期發展方向的決策，或者做出以後很難調整的決策，就需要非常謹慎了。團隊裏的投資決策就是一個很明顯的例子。

（2）重要的決策會涉及風險，這是不可避免的。因此，瞭解它可能涉及的風險類型是很重要的。

當然這並不意味著決策者需要進行非常複雜的概率分析，並把它作爲風險分析的基礎，這種分析方法在實踐中的運用不像專家們認爲的那樣頻繁。重要的是區分出四種類型的風險：

第一種，所有團隊都會有的風險；

第二種，團隊可以承擔的風險，也就是說一旦它發生了，並不會對團隊産生嚴重的負面影響，因此，團隊可以承擔；

第三種，團隊不能承擔的風險，因爲這個決策一旦做出，它引發的變化將帶來很大的災難；

第四種，團隊不得不承擔的風險，因爲團隊別無選擇，簡而言之，無論這種風險帶來何種後果，團隊都不得不接受。

 

5. 決策

如果團隊決策者認真地採取了以上步驟的話，這時就必須並且能夠做出決策了，因爲決策者已經爲這個決策做了一切力所能及的努力。

決策者做出決策的基礎並不是分析方法，而是因爲這個問題、它的詳細要求、備選方案以及結果都已經被詳盡和謹慎地分析過了。因此，有理由相信，再多做一些分析和研究並不會得到更多的重要資訊。

自然也會有人到這個時候還無法決策。猶豫不決、優柔寡斷是團隊管理者身上經常會有的弱點。他們總想進行更多的分析和研究，希望聘請更多的咨詢顧問，並總想和更多的專家探討這個問題。事實上，他們僅僅是企圖掩飾自己的優柔寡斷。

這樣的人不適合管理工作。他們也許能將其他的工作完成得非常好，但對於這份專門針對管理者的審慎判斷工作，他們做不到。他們無法做出任何決策。

 

6. 執行決策

團隊中，大多數的人都相信——一個決策在它做出時也就算是決策過程結束了。在這一點上，相信很多人都持贊同的態度。但其實，這是片面的看法。因爲，決策的真正重要部分只有在第6步和第7步之後才會出現。遺憾的是，大多數的團隊管理者在成功地做完前五步後，卻在後兩步出現了失誤。

其實，在剛制定出決議時，我們不能將它稱之爲決策，只有到這個決策已經轉化成明顯的正確結果時，才可以這樣說。因此，第6步應當包括如下這些內容：第一，確定並記錄在執行決策過程中需要的重要措施；第二，要讓每一項措施都有一個負責人；第三，確定最終截止期限。

在需要制定的措施中，最重要的應該是對以下這些問題的回答：

（1）誰應該參與執行？

（2）因此，應該把這項決策告知誰，在什麽時候，以什麽方式告知？

（3）誰需要何種類型的資訊、工具和培訓，以便他們可以理解這項決策（包括執行過程中和相關後果），進而可以在其中發揮積極作用？

（4）打算怎樣監督、檢查和控制決策的執行？關於決策執行的報告需要如何準備？

 

7. 建立反饋制度：跟進和後續行動

決策者在做出決策後應該對決策及其執行進行監控。優秀的團隊管理者對待他們的決策，就像呵護一顆剛破土的幼苗。他們會密切跟蹤這件事，要求報告執行進度、任何遇到的困難和相關結果。最重要的是，他們親自檢查進度，並且在執行順利時表示滿意。他們會持續地跟進，直到這項工作最終徹底完成。

Image: http://wfhstudy.blogspot.tw/2010/09/blog-post_19.html