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工作排程如何傷害我的工作效率？挑出待辦清單隱藏的壞習慣

 

By: esor huang

From: http://www.playpcesor.com/2013/12/blog-post_18.html

 

列出了一長串 To-Do List， 但是裡面很多都無法真的做到，這應該是大多數人的家常便飯。不過，「無法做到」還只是小事，今天無法做到就明天做，一直無法做到那也頂多就是不做而已。

可是，更多時候，一份隱藏問題的「待辦清單」不僅僅只是做不到而已，還會反過來傷害我們的工作效率，甚至即使做到了，還是一樣會讓原本可以正常執行的工作產生麻煩。

待辦清單可以說是一種任務收集和工作排程， 「排程」則是最容易做到的時間管理步驟，大家都喜歡「排程」，因為「排程」很輕鬆又充滿想像空間，但是，正是因為這樣的輕忽，讓排程後的那份清單充滿陷阱，隨時等著我們踏入，然後從此陷入混亂的地洞中。

今天這篇文章，要從我自己的「慘痛經驗」出發，我也很早就學會用「待辦清單」的工作排程工具，但只知排程，卻不知要非常明確的避免下面這些壞習慣，導致我的 To-Do List 無用，甚至還拖慢了整個工作速度、影響了工作的品質。

• 1.壞習慣一：挑戰不可能任務

 「拖延」其實不是問題，拖延是人之常情，但如果在工作排程時犯了下面這個壞習慣，就會強化我們的拖延、引誘我們拖延，甚至讓拖延一發不可收拾。（參考：不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力 ）

這個壞習慣就是不自量力，在一個短時間內想要排上所有任務，希望自己可以一鼓作氣一次把所有事情做完。但是，在一天之內排上 10 件待辦任務後，看起來爽快，可是每個任務都需要一個小時來執行，一天怎麼有辦法有那麼多專注工作時間？

挑戰不可能任務的結果，通常就是真的不可能達成，而這就會引發一個可怕的後果：有可能我們答應了別人一個截止時間、交件時間，別人也預排好了他們的工作時間，結果我這方一個延宕，不只是我後續要趕工，影響的可能是整個團隊，甚至是最終專案的進度。

與其挑戰不可能任務，不如在工作排程時養成安排充足工作時間的習慣。不要覺得自己要比別人早做好，更重要的是一開始承諾一個自己真的辦得到的時間，而這也讓我們不僅做得快還要做得好，有充足時間才能兼顧效率所需要的「速度」和「品質」。

• 2.壞習慣二：不斷的疊加與累積任務

當我們習慣在工作排程時挑戰不可能任務，那麼我們每天就很容易留下「未完成」任務，接著我們一定會想要繼續挑戰不可能任務，於是每次都覺得：我明天一定可以做完，而這就陷入了一個惡性循環，不知道自己到底什麼時候可以完成整個專案。

工作排程另外一個可能傷害工作效率的陷阱，就在於我們把排程當作「加法」，而沒有思考「減法」的可能性。把任務照單全收、把步驟全數列上、把未完成加到新工作清單上，然後覺得自己完成工作排程了，其實剛好相反。

這樣一來只會讓工作排程造成我們的壓力不斷加大、工作品質下降。

工作排程的第一步不是把任務寫上去，而是如何「把任務刪掉」，去掉那些不重要的任務、改善那些繞路的步驟，讓自己的流程可以比別人更快。

工作效率的關鍵其實常常是：「因為我做比較少的事情」，而不是我做事情的速度比較快。

• 3.壞習慣三： 太多的時間提醒

這個壞習慣特別容易發生在數位工具上，因為寫在數位工具的待辦清單常常都附加了「鬧鐘提醒」的功能，然後我們就很容易瘋了一樣的想要把所有任務都加上時間提醒，但正是因為這樣做，而讓我們的工作效率大大降低。

• 九點打電話給客戶A。
• 九點半寫企劃。
• 十點半回覆客戶B郵件。
• 十一點測試產品。

排出這樣緊湊且不可能達到的行程也就算了，但是如果加上鬧鐘就更糟糕。第一個麻煩是因為做不到，但是時間已經排上去，於是我們必須不斷回頭調整時間，這就讓我們沒做什麼工作卻花了大把時光來調整排程，是工作效率上最大的浪費。

第二個麻煩是有可能正在做另外一個任務，然後鬧鐘彈出了一個不相干的提醒，打斷了我們正在工作的節奏。

其實不是非要在某個時間做不可的任務，在工作排程時不用加上時間提醒，頂多確認是不是要今天完成即可，然後今天找空檔去完成。（參考：最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧）

• 4.壞習慣四：沒有重要性差別對待的清單

前面的壞習慣都還好，但接下來兩個壞習慣，會讓我們誤以為自己很懂得工作排程、很努力也很忙，但到了最後的工作結果，卻更加不盡如人意。

壞習慣二裡提到，工作排程應該要考慮「減法」，如果說工作排程沒有「差別性對待」的話，那麼我們很有可能覺得自己有效率，但一切都是「瞎忙」。

這是工作排程一個甜美的陷阱，我們可能排上了許多小任務，其中大多都很簡單，我們當然也習慣先挑簡單的做，於是感覺自己拼命的勾選、劃掉了好多任務，感覺自己做了很多事情，但為什麼最後還是無法準時完成產品？

工作排程首先不是時間的排程，而是「重要性」的排程，要優先把最重要的事情處理完，而不是把更多事情處理完，這裡是一個非常關鍵的區別，注意到這樣的區別，才能讓工作排程不要反而傷害工作效率。

• 5.壞習慣五：缺乏目標導向的任務清單

另外一個可能讓辛苦的工作排程結果變成一場瞎忙的重要原因，就是沒有在工作排程前先確定自己的目標有哪些？我們不僅要知道今天必須完成的任務裡哪些比較重要，更要知道這些重要任務是為了達成哪個最終目標而做的。

不要因為善於工作排程，反而把自己變成了準時執行任務的機器，如果只是依序完成每天的重要、緊急任務，這樣可能只是準時完成專案，卻無法提昇專案的品質。

一個更好的工作排程方式，應該是隨時專注最終目標的提昇，我安排這個任務是不是會讓最終目標更好？還是更壞？還是沒有影響？這樣的任務清單會更有幫助。

• 小結：

工作排程不必然帶來工作效率，不好的工作排程可能讓效率大大降低，但更危險的是：隱藏陷阱的工作排程，也就是那些沒有確定重要性、沒有根據目標導向的工作排程，會讓自己在很有效率的錯覺中，一步步走向結果崩壞的陷阱。

這篇文章是我在工作排程經驗上的一個反省與反饋，提供大家一個參考。