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企劃書遲交、專案進度落後，說好的使命必達，卻老是在追趕昨天就該完成的事，無暇顧及未來目標？這些是令許多主管頭疼的管理困境。

根據動機與拖延研究領域的專家，史提爾博士（Piers Steel）的研究指出，有九成五的人承認自己會拖延，其中更有四分之一的人，長期處在拖延狀態。

新年度的開始，如何讓團隊的運作更有效率，就從改善拖拖拉拉的習慣下手。

把握以下五大原則，對付拖延，破除障礙工作的藉口。

原則一：找出停滯不前的癥結

拖延只是結果，什麼原因造成了拖延，才是問題的根本。首先要搞清楚部屬無法準時完成任務的原因，才能進一步助其移除困難。

心理學家哈洛威爾（Ned Hallowell）認為，「我們拖延，是因為我們有太多要做的，或者是逃避不想做的。」

哈佛商學院教授艾墨碧（Teresa Amabile）指出，「許多人推遲拖拉是因為他們害怕苦差事，或者恐懼艱困的任務。」

歸納人們延後、拖延的兩大因素，通常是：

１、不喜歡做

由於不喜歡而逃避、拖拉，是絕大多數人的通病，哈洛威爾一針見血地指出，「人們從來不會推拖自己最愛吃的甜點。」當部屬因為不喜歡而拖延時，你恐怕得再次思量，團隊成員是否都擺對位置了。

２、不知道該如何做

不知道從何著手時，摸索、或者什麼都不做，是無可避免的情況。倘若部屬是因為不了解方向與做法而延遲，這正是內部溝通與教育訓練的警訊。因此，別急著斥責部屬拖延的缺失，背後的肇因，更是打破惡性循環的關鍵。

原則二：積小勝為大勝

交辦複雜的任務，也同時給了執行者龐大的壓力，除了處理工作事項外，還有隨之而來的焦慮不安等待解決。

要不被艱鉅的挑戰嚇唬，最簡單的辦法，就是將長期的大目標，切割成短期可行的小目標，並為每個階段訂下完成期限。

如此一來，既能方便管理工作進度，短期內可完成的小目標，也相對地容易掌握。其帶來的正面心理回饋，讓人們有勇氣與動力，繼續朝大目標邁進。

藉著成就感的增加，舒緩逃避與焦躁的情緒，一步步地，積小勝為大勝。

原則三：增加激勵與行動的連動性

完成任務的獎勵，多半太遙遠、不夠直接，並不能提供足夠的誘因，讓人們即刻開始行動。

獎勵不特指物質，適時地給予休息、或者嵌進趣味，讓工作不那麼乏味，都可能是提升同仁行動力的刺激。

原則四：善用團隊力

單兵作戰不僅囿於有限資源，也容易因為獨自一人，而有懈怠懶散的藉口。應善用團隊力，讓各方支援進入。

一方面可避開個人的盲點、擴展觀照的面向，無形中，同儕間也形成了監督力量。因為一個人的拖延，將會拖累其它成員的進度，藉著向團隊負責，成為敦促個人起身行動的推力。

原則五：養成習慣

《小拖延誤大事》的作者布魯諾博士（Frank Bruno）指出，「沒有天生的拖延者。」雙手一攤無奈地說，「我就是愛拖拖拉拉。」只是藉口。

布魯諾認為，拖延是一種習慣，習慣是經由學習而來，戒掉惡習就要透過小規模且連續性的改變。

艾墨碧則建議，時時追蹤進度，檢視有無進展。藉以練習保持積極的態度，戒斷拖延慣性。

明天不見得會更好，「拖延」只會拖慢團隊的步伐，也拖累了團隊的士氣。正視拖延，將是新春管理的首要課題。

圖片來源：江小A