我前面有寫過一篇「不要預見失敗的婚禮──戶外婚禮場地需要我認證」，講說我不敢接受的婚禮統籌案件幾乎都是因為場地無法搭設雨備，要冒的風險太大，要負的責任太重，最後可能會把問題都歸咎到我頭上，因此忍痛辭謝。
上一篇「爛泥巴地裡創造的戶外婚禮奇蹟」有展示場地在連下一週大雨之後的滿地爛泥慘狀，但在我和硬體廠商徹夜苦思之後，還是想出犧牲桌板鋪設地面和釘上防滑地毯的絕招，使婚禮順利進行，而事後我又為了幫新人向廠商交涉；免除支付損毀多張桌板和多一趟的人工與運費，煞費苦心和口舌，而廠商也看在我的面子和後續的合作上，給這場婚宴的新人莫大的優惠。
如果連這樣的爛泥巴都可以克服，那麼還有什麼樣的問題會讓我心有餘而力不足呢？
就反過來說吧，我向各位正在籌備婚禮的新人說明一場順利的婚禮所必須具備的條件：
一、單一的窗口：我所籌辦的所有戶外婚禮當中，百分之九十都是從頭到尾只有一個人跟我聯繫和溝通，不是新郎，就是新娘。
單一窗口的先決條件是──負責和我聯繫的窗口新人必須和另一半有共識，必須得到家長的支持；也就是說，這位窗口新人和我溝通決定的每件事都有先私下和另一半或家人討論過，大家都有共識之後，他（或她）才能全權決定。
另一個先決條件是──另一半及家長將「權力」完全下放給這位單一窗口新人，她或他和我討論的結果，其他人都沒意見，事後也不會找碴。
所以有一半以上我統籌的戶外婚禮是直到婚禮當天才見到單一窗口的另一半；例如「海洋和百合的藍白婚禮」、「高雄工廠的戶外婚禮」、「高難度的高檔鄉下流水席戶外婚禮」等等。
另有一大半是新郎和新娘會聯袂與我見面開會，但從頭到尾只有一個人開口，另外一個人就像啞巴一樣呈現放空狀態，例如「宜蘭的包棟別墅戶外婚禮」、「卡通風格派對的戶外婚禮」以及之前葡萄樹莊園的幾場戶外婚禮等等。
即使有的新人家長會大力反對，但如果單一窗口的新郎或新娘夠力，最後還是可以「力挽狂瀾」，讓反對的家人在婚禮當天跌破眼鏡、感激零涕。
以上都是讓我執行起來感覺非常「舒服」的戶外婚禮，雖然過程各有艱辛和瑕疵，但新人和家長都甚能體諒，會表達出無限感激，結清帳款也很乾脆。
最怕的是新郎和新娘兩個人你一言、我一語，這個人說完了，那個人又說的不一樣；我跟這個人說好了，另一個人卻不知道，又說他的另一套。
在這個七嘴八舌的過程當中，我雖然勉力發揮我的高EQ，但心裡已經預感這會是一個有瑕疵的婚禮，我只有將重點心力放在順利完成婚禮上面，只要不出大亂子就好，不是單一窗口所會產生的問題，已經超出我能應付的範圍。
所以要提醒新人們──「單一的聯絡窗口」是很重要的，而承擔單一窗口的新人又必須和另一半及其他家人有分工合作的默契，避免造成我統籌執行的困擾。
二、不要在電話裡溝通討論：大家一定會看到我這部落格首頁幾乎只找得到E-MAIL的聯絡方式，也有特別聲明請新人盡量寫信和我聯絡討論，因為在電話裡用嘴巴講的話，不是交代不清，就是說的人忘了，或是聽的人誤會了意思，如果出現問題，幾乎死無對證。
現在聯絡的管道甚多，有電話、信箱、APP、LINE、簡訊等等不勝枚舉，LINE又分為各別聊天和用數人聊天室聊天，如果有新人忽而用信件、忽而用簡訊、忽而用APP、忽而用個別的LINE 、忽而又用新郎和新娘和我一起的多人聊天室LINE來和我討論婚禮大小事情，不但是新郎一個人這樣找我討論，連新娘也一起用這樣方式；新郎正在LINE我的時候，我又同時收到新娘的電話狂扣；正在和新娘講電話時，又收到新郎的不斷插撥加上LINE狂敲，請問我會不會「精神分裂」？
「科技通訊產品」再怎樣多樣化，至少還有個文字記錄，如果新人很性急，打字之間還不時馬上撥電話過來講一堆事情，電話講的事和以上科技產品的討論結果又呈現「空窗」或「斷層」，是不是很容易就發生誤會而產生問題？
所以希望新人盡量用單一的文字通訊和我溝通，頂多E-MAIL 加上LINE，因為我在外面忙碌時，沒辦法用電腦打信件，只能用LINE，至少溝通管道比較單純，互相也有文字依據，不會搞得一團亂。
三、自己找的工作人員就由自己負責接洽聯絡：在我很前面的文章中就強調──「婚禮統籌不是『一個人』，而是『一個團隊』」，統籌工作非常精細、龐雜、瑣碎，所以我喜歡自己找相關的所有工作人員，合作會有默契，也比較好掌控品質與進度。
但是有些新人擔心我找來的人價錢會比較貴，或是他們想找自己認識的人和親友來幫忙，我都不反對，但會都事先講好──「不是我找來的人，我沒有合作過，不了解他們的專業能力和合作態度，所以最好各管各自找來的人」。
例如新人自己找總鋪師，與總鋪師的聯繫和溝通就由新人自己負責。新人自己找主持人和表演人員，就一概由新人自己負責聯絡和溝通。我只負責我這邊的人員和團隊。
有必要這樣分工是有原因的，例如曾有新娘要用自己在網上找到的主持人，她說她要自己直接和主持人溝通討論，所以我不需要過問。但是到婚禮前幾天，新娘忙於婚禮事項，要我直接和那主持人聯繫流程和節目，告知主持人到場時間流程等等。
我打電話給那主持人，她竟然開口就問我：「請問那我是該以妳為窗口？還是以新娘為窗口？」
我說：「新娘因為現在忙得沒時間，請我和您聯絡。」
主持人：「新娘原來說要準備一個感恩節目，一下說要，一下又說不要，那現在到底要不要？她說她要買送禮小物，又告訴我說沒時間買，那到底現在還要不要買？我現在還在等她決定，她和我溝通這段時間一直改來改去，請問妳能代表新娘決定嗎？如果妳說妳可以代她決定，那我從現在開始就以妳為窗口。」
我：「喔，唔，那....新娘都沒跟我提過這些事，那還是妳繼續拿她當窗口吧！」
所以，如果新人堅持要自己找工作人員，除非是牽涉重大的硬體方面，否則我都不會堅持反對，只是要先說好──「自己找的人由自己負責接洽聯絡」。
因為「Team work」的成員都是經過我精挑細選並有合作默契的，如果有任何我不認識和未合作過的人加入，我不敢承擔有可能造成的失誤。
四、不要因為不聽婚禮統籌的話而把婚禮搞亂
當新人在籌辦婚禮初期，很容易被興奮之情沖昏腦袋，大把的錢花在婚紗禮服、婚禮小物、請人來表演、請攝影師拍一大堆照片等等等等，此時我都會再三提醒新人：「後面還有很重要的硬體、音響、布置、餐宴的大筆費用要付，不要現在把錢花在次要的東西上面，千萬要控制預算喔！」
控制預算是一件好事，但要從頭控制到尾，懂得事有輕重緩急；結果有些新人卻到最後才在婚禮最重要的硬體和場布上面緊縮，例如寧可冒著吃飯邊淋雨的風險也不願搭雨備帳蓬、要找沒有實務專業經驗的朋友擔任主持人、應當是交給場布做整套設計和製作的桌卡等印刷品卻交給印刷廠商、自己要DIY場地佈置、婚宴開始前就該定位的桌椅卻要等著其他活動結束後再移過來．．．．．等等等等。
婚禮統籌有個為難之處，就是不能堅持說服新人一定要租什麼或是一定要用什麼，因為有的多心的新人會誤以為我在幫廠商「促銷」，想從當中得什麼好處，不了解我是為他們好，不希望他們的婚禮出亂子，這樣對我也不好。
也會有新人是因為籌備初期花費的錢已經快超過預算，到達討論硬體和場布階段時，就想拼命緊縮和砍價，我也能體諒這一點，所以也會幫新人想盡辦法和廠商議價，但不能議到廠商不願意做。
婚禮統籌在幫忙議價當中，會站在新人立場向廠商要求優惠和折扣，當新人要求的優惠到達廠商無法承接的地步，我又必須站在廠商的立場向新人解釋不能再多殺價的原因。
大多數新人都能了解這一點，不會要求過度無理的殺價，而廠商也多半能看在我的面子上，否則我會找不到廠商願意和我合作。
如果遇到非常強烈不聽我意見的新人、認為我不配合他們想法的新人、甚至認為我是要幫廠商「促銷」的新人，我只有視「風險大小」而決定辭謝或放手讓新人自己去處理：「好吧，您想這樣做就做吧，我只是先提醒您而已。」然後我就只好無奈地抱定婚禮會被扣分和我要幫忙收攤子的心理準備。
有關帳蓬和主持人的事例已經講過很多，就講經費最少的「桌卡」為例子吧。
大家都會認為「桌卡」是微不足道的小事情，不就是把個什麼「主桌」、「男方親友桌」、「女方同學桌」等等類別牌子放在桌上嗎？
其實才沒那麼簡單咧！
在婚禮之前一個月，我就已經開始催促新人趕快把「座次表」和桌卡上要寫的類別字列出來給我，通常「桌卡」上的字會分兩類；一種是號碼，一種就是前述「男方親友」、「女方親友」、「XX公司」、「ＸＸ學校」的文字之類。
而座次表呢？是新人自己要畫一個平面桌位配置圖，註明哪一桌是坐什麼人。
我最近遇到的「模範戶外婚禮」就是「高雄工廠高檔流水席」那一場，新人早在婚禮兩週前就寄給我他畫的桌位圖，清楚註明哪一桌是坐什麼人，我把桌位圖交給場布，場布依照桌位圖上的註明文字「主桌」、「母舊桌」、「工作人員桌」．．．一一打字印在桌卡上，然後依照新郎給的桌位圖，一一放置在桌上。從頭到尾沒遇到有客人找位子，或是要我幫忙塞客人的「亂象」。
例如「宜蘭包棟婚禮」和「老外婚禮」的桌卡是採用西式的號碼牌，但是新人自己要製作出來哪個號碼是坐哪些人的「座次表」和「桌位圖」，交給招待人員。場布只負責把號碼印到桌卡上，再順序插在桌上。
桌卡印號碼有個好處，就是招待人員和婚禮統籌可以通知總鋪師或餐廳：「幾號桌的菜沒上」或是「幾號桌又多兩個客人」或是「幾號桌需要什麼」之類。
我有遇到一個狀況，就是桌卡印出來之後，發現新人沒有依據我的意見，自己叫場布印出來的類別只有「親戚桌」、「朋友桌」的大類，我馬上頭皮發麻，暗呼不妙，果然，整個婚禮從賓客陸續進來的兩個多小時，我疲於奔命地兼任「帶位小姐」和「招待人員」，還有主家長輩要我「看住保留」一張桌子給他的公司同事，那張桌子上放的桌卡只有「朋友桌」三個字，要我臨時改成「ＸＸ公司桌」，還要厚著臉皮把坐著的「朋友」請走，再找其他位子安置他們，真是．．．。
既然要舉辦戶外婚禮，就是要不同於飯店婚禮，不要讓不認識的客人坐在一起，尷尬地大眼瞪小眼等上菜，即使戶外婚禮的桌位不在同一平面，只要新人把每桌或每區的賓客都細心安排為互相認識的人，彼此開心地聊天或起身串門子哈啦，也就不同於飯店婚禮的拘束了。
再跳回去講，你會奇怪為什麼婚禮統籌還要兼任「帶位小姐」呢？那是因為來喝喜酒的客人多半都是一天連趕幾攤，整場婚禮當中，都會有遲到客人一直不斷進來，新人找來的親友招待人員應當負責帶位，可是如果遇到他們都就座當客人去吃喝了，現場只有我在，服務生忙著上菜，我能坐視賓客在門口罰站嗎？為了讓婚禮順利進行，結果這些攤子還不是都落在我肩上。
幸好只有極少數婚禮是這樣，不然我早就累死啦！
順利婚禮的具備要素當然不只以上幾項，有些新人以為「我只要找個好婚顧，他就可以全包啦！出事就找他！」
如果這樣，誰敢當婚顧啊？打個好笑的比喻：「當媒人還要包生兒子啊？」
五、賓客人數要估好
如果婚期還早，初估的賓客人數都先算會發帖的人數，然後再 算一定會到的人數，取其中間數再算會帶伴的人數。
估算賓客人數當然不是婚顧能做的事，我都會根據新人最先估算的最大人數去推薦場地，也會告訴新人這場地最適合多少人數。
假如場地最多不能超過兩百人，新人就不能發帖超過兩百人，因為雖然有可能有人不到，也有人會全家總動員，與其禮到人不到，但不能讓人到卻沒座位。萬一不幸發生這狀況，多半是沒把人數抓算好。
人數的估算在幾十人之內上下變動是正常的，但如果成倍數加減就有可能出亂子了，例如一開始說四百人，然後變成兩百人，然後變成三百人，然後又可能四百人，餐廳都不知道怎樣備料，硬體都不知道該怎樣搭建排列，因為新人不希望多花硬體和餐費，可是又擔心少了該怎辦，這時婚顧只能拼命禱告！
新人和婚顧是相輔相承的。
婚禮牽涉的人、事、物、天、時、地太過龐雜繁瑣，過程中改來改去、千變萬化、七嘴八舌。婚禮統籌介於新人和眾多廠商之間，如果遇到斤斤計較、盧來盧去和亂殺價的新人，我對哪邊都吃力不討好，通常我都不會接這種新人的案子，既然接下了，就只好咬牙盡力辦到結束。我的服務時間只到新人送客為止。
沒有任何一場婚禮尤其是深具挑戰性的戶外婚禮會是一百分完美無瑕的，能夠順利完成就已經算很圓滿了，幾乎每位新人都能了解和體諒這一點。誰都不會把任何瑕疵隨便歸咎到婚禮統籌或任何廠商頭上，因為新人和家人本身有時也需要負點責任；其中最嚴重的就是上述幾項。
但追根究底，要素只有一大項：「新人和婚顧是相輔相承的」。
特此把這些經驗寫出來和正要結婚和打算結婚的新人分享，無論是不是委託我統籌，我都希望大家能以正確的觀念態度來完成美滿的婚禮。
