【專案管理是一種生活思維】我想很多有心於專案管理的朋友們對此可能有著明顯的記憶，這是Joe與Bryan兩位先進共同於痞客邦建立的部落格，並且有著非常高的點閱率。記得肥蝦當初點閱該部落格，就是看到這句【專案管理是一種生活思維】，因此也才有緣看見兩位大師開辦研習營，在時間得空下，不免蝦血沸騰的報名參加。在6/26-6/27這兩天的活動中肥蝦可說是收穫良多，除了感謝Joe與Bryan的熱心教導與分享，以及大人不計肥蝦過的無禮發言外，也得謝謝其他十五位學員的諒解，以及同組成員Sanders、James與Pei的包容。在台灣目前這塊尚嫌貧脊的專案管理土壤裏，得見更多的朋友對此有著無限的熱情，對於這種跟認證考試課程無關的活動，也有如此多人熱情的參加，以及Joe與Bryan兩位熱心的灌灑，真是讓肥蝦感動滿懷。
肥蝦首先交代一下未與會前對Joe與Bryan的瞭解。記得幾年前在某幾家專案管理補習班師資的名單中已瞻仰過他們兩位的大名，也得知他們是營建工程底。加上肥蝦是故意親赴Joe與Bryan的公司繳錢，因此得以先跟Bryan打了照面(記得對Bryan的第一次印象，肥蝦也是一時傻眼，有點違反了肥蝦的預設，Bryan太"斯文"了！)也初步的瞭解了Joe與Bryan正職工作背後的"金主"，(肥蝦有很多的不良習性，其中有一個便是"大體未動，耳目先行"，出征之前，必定先拜Google大神。)因此6/26到了會場見到了Joe也就不會太意外。
這兩天課程所設計的六個案例，分別對應了專案管理知識體系(Project Management Body of Knowledge, PMBOK)規劃流程的重要程序，引導大家去瞭解何為"Best Practices"與其中程序(process)與要項(item)的真諦。活動則藉由小組活動的互動與彼此間的分享，學習專案成員間為達成既定的目標所必須經歷的共同思考、溝通與協調的過程。因為這六個活動的詳細內容有涉智慧產權，肥蝦僅就活動的名稱，以及肥蝦限於自我經驗與學習，自以為對應到PMBOK的要點與有限感想，與大家一同分享。
(I)活動一：狐狸說：真正重要的事是看不到。
這活動對應到了PMBOK的5.1Collect Requirements，活動的目標是設法去達成5.2Define Scope。
由於肥蝦所屬小組是專案經理的角色，肥蝦從同組成員James的身上看到了年輕時肥蝦的身影。記得以往，肥蝦為了達成目標，努力去思考最佳解，遇事往往先闡述自己的理念與立場，並說服別人贊同自己的看法。而今肥蝦已是身老力衰，以前的活力已不復見，只要方向正確，個人已不再追求所謂的最佳解，而是先行設法尋找滿足專案最低標準的可接受解，再試圖將成員間符合目標的己見串連，建立必要的共識。正所謂：「謀定而後動，知止而有得。」，只要成員肯往目標方向前進，就有時間跟機會爭取最佳解的方法。
(II)活動二：專案管理的基礎建設。
這活動對應PMBOK的5.3Create WBS，以及7.1Estimate Costs與7.2Determine Budget的觀念，活動的目標是設法去建立一個符合專案目標的Work Breakdown Structure，瞭解work package在專案管理的意義與重要性。
對肥蝦來說，這個活動的學習重點是：「在整個專案的過程中，千萬不要忘記專案的目標。」就像Scot Berkun在「讓事情發生」一書中說萬千叮嚀的：「專案管理的挑戰，不僅要在起步時方向正確，還要讓它保持朝向那個方向。」因此規畫WBS的先決要件是，整個團隊已對專案的願景與目標(商業、技術、顧客的交集觀點)有了一致的瞭解與認同。
(III)活動三：你的專案是投資還是投機。
案例活動包含了PMBOK的11.1Plan Risk Management、11.2Identify Risks、11.3Perform Qualitative Risk Analysis與11.5Plan Risk Responses，活動的目標是學習拋開個人固執的偏見，學習尊重團隊成員的看法，經由團隊的腦力激盪，集思廣義建立一個含有機率與衝擊的風險清單與對應的回應計畫。
這是一個有趣的活動，Sanders在此活動中就先提出了一個非常有趣與重要的議題：「什麼才是專案目標以及評量的標準？」但Joe的回應很妙：「由團隊自己認定，這可反應出團隊的價值觀。」在這個活動與成員的互動中，因為成員間以往均不認識，因此對於彼此間的發言均會予以尊重。記得肥蝦以前參與過諸多專案，風險的議題，不是被老闆忽略－都還沒作，哪來這麼多"風險" ，反正案子就是把它作完就對了。－就是資深成員(含肥蝦自己)對於他人所提的意見往往嗤之以鼻－他到底是狀況內，還是狀況外啊？－甚至一些意見於會後(甚至列為公司的金氏記錄)被他人當成笑柄的經驗。
(IV)活動四：笨蛋，問題在資源。
活動案例對應PMBOK的6.1Define Activities、6.2Sequence Activities、6.3Estimate Activity Resources、6.4Estimate Activity Durations、6.5Develop Schedule與7.1Estimate Costs，活動的目標是學習專案間的資源的協調與安排，以及設法追求公司資源的有效利用。
在Eliyahu M. Goldratt所著的「關鍵鏈(Critical Chain)」乙書中，針對專案的衝突與制約提到了四個緩衝的安排－(1)接駁緩衝：針對步驟依存性。(2)資源緩衝：針對資源有限性。(3)瓶頸緩衝：針對必要程序限制性。(4)專案緩衝：針對整體專案性。－這個案例主要在強調學習資源緩衝與專案緩衝的安排。不過肥蝦印象深刻的是，在休息時間與"果凍"及其他幾位同志所談到的Activity、Work package 、Control account 與Project 的Duration陷阱的問題，即是肥蝦以往驗證過Eliyahu M. Goldratt時程估計陷阱的"真理"－ (1)預估時間是根據以往慘痛經驗來制訂，即機率分布曲線的最末端。(2)涉及的管理層愈多，預估時間總數愈大，因為每一階層都會加進各自的安全係數。(3)為防範高層刪減整體完工時間，執行預估者會灌水自保。－因此專案經理要如何得知真正的Duration？在實務上，這當然有很多的"上有政策"，因此當然也有繁多的"下有對策" ，而肥蝦以為惟一解決之道就只有公司與團隊都有良好的專案管理認知與正面文化。
(V)活動五：鐵達尼號的教訓。
這活動對應PMBOK的11.5Plan Risk Responses，此與活動三的目標是相互輝映，學習風險應對計畫對專案時程、成本與品質的影響，依據專案的目標去取得專案風險應對與成本間的trade-off。
就如Joe與Bryan提到的風險因子，與對應的機率，攸關每個專案成員的基本價值觀，藉由風險因子的呈列，以及所選取的風險對策，可以探知每個成員與專案團隊的價值與思考，對於一個專案經理所應具有"知兵"與"知將"的特質要求上，有著莫大的助益。此外，Pei在小組的討論中也提到了Fallback plan(prime response plan不work)以及殘餘風險(residual risks)的觀念。
此時肥蝦的小組可能就是Joe在網誌上所寫的：「有一小組分享了很多PM政治力學…」的那一組。真得是「萬方有罪，罪在肥蝦！」肥蝦真是來此教壞"正直"與"善良"的國家棟樑，「專案在人，惟達目標，只有溝通。」這個是檯面上的，公司跟專案組織都是人的組合體，所謂：「人不為己是要遭天譴的！」sponsor、專案經理、客戶…誰都想從專案中獲利，或者減少損害，因此如何良善進行有形與"無形"，口頭與"實質"上的溝通，是專案經理的首要工作。記得肥蝦以前在也說過：「老闆、或業務、或專案成員在CUSTOMER/USER中沒信用，案子還有辦法成功；若是專案經理在CUSTOMER/USER心中沒信用，那案子是非敗不可(當然前提是你一直待在專案到結束，是你所追求的成功條件之一。)」因此專案經理可以當"狗"，但一定要當個可以被人信賴的"狗"，否則真得會作的"連狗都不如"。
(VI)活動六：巴別塔的神話。
這活動對應了PMBOK的10.2Plan Communications、5.3Create WBS(5.3.2.1Decomposition)與4.2Develop Project Management Plan，此活動目標是學習溝通，分解Scope，以及統一標準在專案中的重要性。另外一提，就是"手要巧"，肥蝦這粗手肥指的，真得只會壞事，還好組員有Pei這如此手巧心細、冰清玉潔的女子，就好像我女兒所說的密蜂姐姐一般(神雕俠侶的喔!)，不然真得研討會就沒完沒了了(巴別塔蓋不起來！)。
肥蝦在會中對此是分享了一點個人小小的看法：「一個專案的成功，除了好的PM外，也要能與PM有一定默契且能力強的成員。」意思就是說：「專案經理在專案中，一定要去設法營造一個核心小組，不惜攏絡、巴結、吐舌頭…甚至恐嚇，就是要去捉到幾個願意幫你，且有著一定默契的中流砥柱。」此外，我想這所謂：「無人在朝，莫作官。」的真義是common sense，不知道也沒辦法了。
整體而言，Joe與Bryan辦得活動非常成功，也深富專案管理教育的意義，參與活動除了可瞭解專案管理的要旨外，也交到了不同產業的朋友，真是讓肥蝦獲益匪淺。會後肥蝦雖然寫了一點建議(就是一點啦)：「專案經理在專案中所進行的溝通、作為與決策，都是在壓力下進行的，建議增加壓力的成份。」專案經理就如那大明王朝所說的"媳婦"一樣，在「上有(惡)雜唸公婆，下有嗷嗷待哺的成群兒女，間有個打懶(打老婆)丈夫」，在這些重重壓力下，如何操扶一家，真得是不容易呀!不過這在壓力下進行專案管理的案例還是在較長天期或進階的研討會下進行，免得沒人來參加Joe與Bryan所舉辦如此良好的研討會，那肥蝦可就是千古罪人了！
再一次，肥蝦得感謝一同參與研討會的15位朋友，以及如此不汲汲於與他人計較名利，不把專案管理當成應付基測國中英語課本教的老師，願意與大家一起交流分享的熱心Joe與Bryan。在肥蝦學習專案管理一路上，有幸遇到此次研討會認識的朋友們，以及小歆(bbs.pm-i-study.net壇主)、Matt(遠景的專案管理老師)、Honda、信輝、Erin、…，以及未曾謀面的雲翔、Foolboy、…，和未來一定會相遇的專案管理同好(肥蝦會努力花錢參加不同課程與活動的！)，相信台灣的專案管理還是有光明未來的。
最後，用Scot Berkun在「讓事情發生」中的一句話，總結肥蝦在此次Joe與Bryan所舉辦研討會的學習心得－「規劃提供了機會檢閱決策、揭露假設、並釐清人們和組織之間的協定。」
※肥蝦的公司同事說：「這是他少數沒有聽到肥蝦參加IT, BI, Economics, PM…相關的研討會或活動後回來"瞧"的一個。」
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