PMP達人-專案管理經驗成長與學習 IT肥蝦個人的專案管理經驗與心得記事與分享。

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「Visual Ishikawa Risk Technique(VIRT) - An Approach to Risk Management」讀後心得
原文網址：http://www.pmi.org/Resources/Pages/Risk-Management.aspx

專案的本質就是【不確定】，因此如何管理、辨識、分析、回應與監控專案的不確定因素，對於專案的成敗有著非常密切的影響！在PMBOK Guide 2008的第十一章風險管理程序群組中列了六個管理程序－11.1 Plan risk management; 11.2 Identify risks; 11.3 Perform qualitative risk analysis; 11.4 Perform quantitative risk analysis; 11.5 Plan risk response plans; 11.6 Monitor and control risks－在鑑別風險程序所產生的risk register，持續地於整個專案生命週期扮演非常重要的角色，需要不斷的追蹤、更新與新增。

在肥蝦個人從事專案的經驗中，很少有專案團隊會專注於風險的管理。一來，是因為專案經理已經花費大量的精力，在滿足緊迫的時程與嚴苛的成本金額要求。二來，風險有點虛幻，因為還沒發生，所以很難擁有實際的感受與急迫感。三來，風險管理的工具，大多感覺太理論了，與現實的專案實際狀況好像有些脫節。

以往，肥蝦自己在整理風險因子列表，會先檢視專案的相關文件(如：合約、RFP、建議書…)；接著詢問已有經驗的同事。再來就是憑藉相關的會議與自己的認知進行分析。在PMBOK Guide 11.2 Identify Risks也提出的七項工具－Documentation review; Information gathering techniques; Checklist analysis; Assumptions analysis; Diagramming techniques; SWOT analysis; Expert judgment。

在鑑別風險因素的程序中，肥蝦個人的慣常作法：(1)先進行SWOT的分析區分出幾個風險類型群組。(2)根據每個風險類型群組思考可能的潛在問題(其實肥蝦之前很少考慮到機會)。(3)思考每個風險間可能存在的關聯性。(4)建立風險清單，標明序號、等級、風險類別、風險項目與內容、負責人、狀態、登錄日期與備註。

但肥蝦遭遇最大的問題是溝通，因為風險清單是以表列與文字的方式呈現，所以很難讓團隊成員或長官瞭解整個風險的架構跟全貌。一旦逐一就每個風險因子進行討論，常會陷入「見樹不見林」的窘境。僅針對每個風險項目深入討論，有時所提出的意見會牽扯到其它的風險因子；但是在缺乏整體架構的討論基礎下，有時會產生太過或不及的回應與處理方式。

Rubin Jen於PMI網站所發表的－「Visual Ishikawa Risk Technique(VIRT) - An Approach to Risk Management」說明了一個風險管理的圖形工具(VIRT)。文章也闡述了風險管理的基本概念－【Risk management should not be performed in isolation and must be performed as a group, while being championed by the project manager.】，以及使用VIRT的步驟－(1)建立風險分解結構(Create the RBS)。(2)鑑別專案失敗要點(Identify Points of Failure)。(3)鑑別顯著的障礙(Identify Significant Obstacles)。(4)分解專案失敗要點至風險細項(Decompose Points of Failure to Detailed Risks)。(5)完成後續的風險管理活動(Complete Following Risk Management Activities)。(6)運用至持續狀態報告與重複狀態顯示(Apply to Ongoing Status Reports and Recurring Status Presentations)。

Visual Ishikawa Risk Technique(VIRT)是一個以圖形呈現與分類風險因子的工具。以圖形陳列出高階的風險群組與風險因子，在依據每個高階的風險因子，繼續探究其下的相關風險要項，其間用實線描繪出風險因素間直接的關聯性，如此可以呈現出一個風險的整體架構，也易讓人具有完整的印象。

肥蝦深覺VIRT是一個不錯的鑑別、追蹤與重新檢視風險的好工具。以肥蝦個人的愚見：如果再以虛線描述之間的不同群組或類別間風險因素的互動，如此將更能助益於之後的風險回應計劃的討論與建構。本文所展現的圖形，即是肥蝦個人稍加修改過的圖形表示法。但是麻煩的是會把圖形弄得非常複雜，因此肥蝦利用MS Visio的圖層屬性去分層表示以保持圖形的明確性與可見性。
 
本文附屬的圖片，所表現的是肥蝦近來負責內部研發專案的風險清單中的部份項目轉化為VIRT的樣貌。黑框藍底的方塊表示可能導致整個專案失敗的Failure point；紅色橢圓表示主要的風險要素；褐色方框表示次要的風險要素。

其中肥蝦以綠色的虛線表示不同Failure point下風險要素間的邏輯相關，如【外面訓練課程不符合實際需求】與【三個月內完成第一階段雛型】，以及【內部研發成本限制】三者之間也有緊密的互動；【跨部門合作溝通】與【組織部門間成本計價】也有密切的關係。這些關聯的風險因素在後續進行風險質性分析與量性分析，以及擬定回應計劃，都會存在TRADE-OFF或相關性的依存關係。

以上是肥蝦的個人淺見，還請  各位先進不吝指教！