你是否常坐在電腦前耗費時間苦尋信件？
你的收件匣未讀取信件量老是居高不下？
發信後常忘記夾帶檔案、標註錯誤收件人？
你對 Outlook 只知道建立、讀取、搜尋與刪除信件功能？
資訊爆炸的時代，我們每天要接受太多文字、圖片與聲音所傳達的訊息，電話、簡訊、信件、會議、文件….，充斥在工作的每分每秒每個空間裡，當任務日漸繁多，除了冗長的會議時間外，每天最常被轟炸疲勞的便是處理如雪片般飛來的眾多 E-mail，扣除掉可以直接刪去的垃圾信件，許多工作者都花費太多的精力在收發和找尋 E-mail 當中，易怒程度也隨著未讀取信件量的累積而極速飆高。
你可曾想過如何透過一些小撇步，節省自己與收件人的工時，讓事情處理得更順利呢？以下將與你分享撰寫 E-mail 不可不注意的小細節，讓繁忙工作輕鬆簡化，就從好好管理信件開始。
寫信次序：內容 → 附加檔案 → 主旨 → 收件人 → Enter
一般人寫信都會按照 E-mail 由上而下的次序填寫，也就是收件人 → 主旨 → 內容 → 附加檔案，但常會發生誤按 Enter 鍵，導致信件還未寫完或忘了附加檔案，就不小心傳送出去了，因此，建立好的寫信習慣十分重要，先想清楚信件當中要表達的內容，並依內容附上所需檔案，再撰寫出恰當又簡要的主旨，接著加入收件人郵址，同時思考此信需要附件給哪些單位窗口，最後重新看一遍整篇信件內容，有無錯字或遺漏要表達的事項，才能安心按下 Enter 傳送，多 1 分鐘用心審閱，就能少 1 小時事後往返溝通的時間。
此寫信邏輯的好處是避免內容與主旨不符，畢竟很多人一寫起信來就文思泉湧，常常表達出原主旨以外的內容，會讓人產生混淆，甚至遺忘與主旨無關的信件內容。
信件內容：單項條列且依事件項目分信撰寫
工作信件並非日記，別把任務交辦搞的跟寫流水帳一樣，甚至參雜太多個人情緒，會使得收件人產生閱讀障礙，建議可先將想要溝通交辦的內容打個草稿，在依照類別分類條列，從中去蕪存菁，並且捨棄過於枝微末節的內容，並且寄送前再次閱讀確認無誤以及缺漏，信件的繁多其實有部分原因出在寄件人端，同個事件的詢問溝通或交辦不清，造成雙方一來一往的信件轟炸。
同時，不要為了節省搜尋時間就隨意新建信件，或以收件人最新來信回覆，這都會產生資訊混亂的狀況，找出相關主旨信件回覆，才能讓信箱裡更乾淨簡化。此外，有些事在信件的往返中無法獲得妥善溝通，就拿起電話好好連絡吧，為了怕口說無憑，可以等電話溝通完後再透過信件摘錄重點，請對方回覆是否無誤，只要多花點小時間、多點小細心為雙方著想，其實可以省下很多不必要的工作時間。
EX. 按類別項目分門別類、簡要彙整
一、 活動資訊：1. 時間、2. 地點、3. 交通方式
二、 活動提醒：1. 自備物資、2. 相關規定
三、 詢問事項：1. 餐飲需求？2. 出席人員？
附加檔案：「專案名稱 + 檔案名稱 + 更新日期」標列檔名
附加檔案也如同工作信件一樣，建立制式化的檔名才能讓人一目了然，同時也不易造成傳送錯誤檔案的狀況，檔案建立的基本原則就是一定要分門別類，當有需做修正時建議不要直接覆蓋，而是以另存新檔的方式加上修改日期更新檔名，假使當日多次修改，可在檔名後以「V1、V2（version、版本）」標示區別，並將上一版檔案存進同一層空間中新開立的「舊資料」檔案夾中，保留舊資料的好處就是，當老闆或客戶心血來潮在無限輪迴改版後，又佛心來著想要採用第一版資料時，你才不會哭爹喊娘摔電話。
EX. 檔名：OO 專案 - 活動流程表 0829、部門週會-會議記錄 0829 V2 版
信件主旨：「任務 + 時間 + 需求」力求簡單扼要
打開收件匣，許多信件雜亂且充斥著不知所云的標題，主旨與內容文不對題，如果又不善加分類，常會為了找信而搞到快腦充血，因此主旨撰寫方式更顯重要，多運用括號來標註不同專案或任務，讓收件者一目了然，不至於淹沒在信件海之中。
- 以任務交辦來說，主旨內需包含：任務事件名稱 + 截止時間 + 需求動作，在時間方面，就算是當天任務也請以實際日期加上時間點來取代，方便收件人接取資訊。EX.【OO 專案】請於 8/30（五）下班前提交成本分析表
- 以資料提供來說，主旨表達結果：任務事件名稱 + 時間 + 結果，主旨力求簡單扼要，在一句話中表達信件內容之精華，如有附件也請一並說明，以免漏失。
EX.【OO 會議】8/29（四）決議第四季業績目標 1,000 萬：責任額表單如附 - 以多項溝通來說，主旨僅寫關鍵字：任務事件名稱 + 溝通事項，讓收件人第一時間了解需要回覆項目。
EX.【OO 活動】請提供場地照片 + 平面圖 + 報價單
再小的工作，只要日日累積也會變成驚人的壓力，盡量利用瑣碎時間處理未讀取信件，才能好好安排每日工作進度，並且定期整理收件匣，將信件分門別類歸納到應有的 Outlook 資料夾中，同時刪除不重要的信件，別讓收發信件成為你工作上最大的夢靨！
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