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如果有心想用條碼機來處理收費明細，與其用Excel，不如用同樣是Office家族的Access。

Access一般人比較少用，簡單的說，他就是資料庫，在使用上並不會比Excel難，但在處理像收費明細這樣的東西，它比Excle擅長。

它的做法就是有個欄位接收碼條來的資訊，以你例子來說，可能是學號，當學號進來後，它就自動去找出該名學生的繳費資料，透過資料庫，也能做排序、計算、加總，或是叫出尚未繳款人有哪些等，都比Excel來得適合。

條碼讀卡機的功能很簡單，就是將條碼讀進去連接的電腦，條碼的資料是什麼，輸入的就是什麼，因此如果用Excel來做的話，其實只是少掉用手key學號這道手續，其他的幫助並不大。

換做是Access，輸入的學號會進去資料庫裡比對出該學生的號碼，叫出它存在資料庫中的資料，叫出來後，看是輸入金額，或是只是一個按鈕表示他繳費，都不難設計。因此條碼機不但不需要額外的軟體來接Acess，也能充份發揮他條碼機結省作業的效果。 


一般ACCESS只是紀錄用的資料庫而已 , 但你在購買條碼機時廠商一定會隨機贈送AP編輯軟體給你(進口機種除外) , 你就可以使用軟體中的ODBC資料庫連結的方式將ACCESS中的資料列印出來 , 建議選購條碼機時一定要考慮內存CPU要夠大 , 要不然當你列印資料多或大時 , 一定會當機或lager.....(現在目前國產機種已經有2MB的Flash ROM 4MB的 SD RAM超大內存的機種了)