構思並非要你訂出一個詳細的寫作計畫，但寫email前，起碼要知道：
1. 誰是你的讀者（擺在「收件者」欄位)，誰需要被告知，但不需要回信（擺在「副本」或「密件副本」欄位 ）。
2. 寫信的目的(擺在「主旨」欄位)？
3. 內容包括哪幾個要點。
這三點息息相關，誰是主要的讀者，自然就帶出email的目的，而目的決定內容要點。我們舉個例子說明如何在構思階段確定這三點：
譬如，老闆要你寫一份開會通知 (寫作目的) 給部門主管 (主要的讀者)，想像你正面對面告訴對方這個訊息，這個人可能會問…
- 開會的目的？
- 開會時間、地點、議程？
- 誰將出席？
- 如果我要出席的話，我需要準備什麼？
這些問題就變成這封內容的主軸:
Dear Department Heads,
We will hold our monthly meeting at 11:00 a.m. on Friday, July 16, in room #610. (目的: 通知開會時間、地點)
Allen from finance will report the sales of last quarter, and Susan, our contract consultant, will propose to us the office remodeling plan.(內容要點1: 開會議程) I am sure her proposal will be interesting to you. (要點1補充) Please also be prepared to give an update on your current projects.(內容要點2: 出席者需要準備什麼)
If you cannot attend the meeting, be sure you have someone deliver the report for you. (最後提醒)
Cindy,
由上面的email看得出來，當你做完「構思」這個動作，你同時也完成整個email的內容大綱，也可以將其他欄位填寫出來:
To: <部門主管>
CC或 BCC: <老闆>
Re: July Meeting
不要忽略構思這個步驟，它可以幫你在一封看似簡單的電子郵件上，精簡內容、節省時間，而且讓你的英文看起來很專業。
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