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處理太多事務的七個方法

作者：珍．葉格博士(Jan Yager PhD)

如果你覺得同時管理太多職責，試試以下的提示：

1.無論何時，儘量一次只做一件事情。

2.如果你必須同時做超過一件以上的事情，在你來回切換時，務必要對目前做的事情投注完全的心力。

3.多重任務跟同時做太多事情不一樣，你所處理的所有任務一定都是優先事項。如果不是優先事項，應該拒絕這一件任務，或是錯開截止期限，當重要的任務完成之後，再投入其他計畫。

4.如果你習慣多重任務，改變你的行為將是一項挑戰。一步一步來，有小的改變就獎勵自己。如果你習慣同時做四件任務，減少到三件，然後減少到二件，最後只剩一件。你的專注力與效率將會提高，可能會讓你(以及你周圍的人)感到訝異。執行多重任務反映彈性如果你想成為有效率的時間管理者，保持彈性是很重要的。知道什麼時候停止正在做的事情，切換到其他事情，這是多重任務概念的延伸。以下是幾個例子，說明切換到另一件任務讓你更活用時間：

　‧靈光乍現，突然想到很好的點子。如果你這時候沒有將這點子寫下來或是錄音下來，這想法可能一閃即逝。
　‧另一件計畫或是工作時間比較緊迫，甚至比你正在做的更優先。
　‧你的上司指示現在就要完成某件事情，你從過去跟上司來往的經驗知道，他是不會等你的。
　‧新的資訊迫使你大幅改變關注的焦點或是延長截止期限。例如有新的發明，競爭對手及時放棄，或是某人以相似的產品在市場上打擊你。

　處理太多事務的七個方法

如果你不是真的喜歡多重任務，又無法拒絕許多任務，而你喜歡自由自在運用你的時間，請試試以下的建議：

1.按照優先順序擬定待辦事項表，列出必須先做的最重要的事情。確定你將必須完成的工作都列出來。(將較大的任務拆解成數個較小、比較容易處理的事項。)

2.專心處理一件優先事項，完成之後才切換到另一件任務。今天可完成的事不要拖延到明天再做。

3.任何不是很重要的事項，如果別人也可以做或是做得比你好，就交給他人處理。將時間與精力花在只有你能做(或是你做得比其他人好太多)的事情上。

4.學會說「不，謝謝你」，或者「我再跟你聯絡」，讓你有時間評估這個新的要求是值得做的優先事項，或者只是害你分心的事情。

5.知道自己的極限，你可以輕鬆處理多少事情，而不至於覺得壓力太大或時間不夠。如果你覺得有太多事情要做，很可能真的太多了。

6.當你心無旁鶩時，請體驗一下那種平靜的感覺。你以前可能習慣於瘋狂的工作型態或休閒活動，當你不再需要也不再沉醉於激動情緒中，對於寧靜致遠的狀態就會感到心滿意足。

7.你應該可以清楚說明每個小時、每一天或每個星期，你到底完成什麼事情。如果你無法說清楚，可能是你同時做太多事情，請參考本表第一條，運用待辦事項的技巧追蹤你每個小時的優先事項，直到你比較能控制你的時間。

學會拒絕該如何更專心工作呢？有什麼快速的方法完成你的優先事項？學會拒絕不重要的事情，是很關鍵的一步。不只是因為大多數人很難拒絕也不喜歡被拒絕，你也懂該如何用輕鬆與不冒犯的方式拒絕。

知道你的優先事項是什麼，以及確定你要投入多少時間完成，這當然很重要。不過，要親切而且有技巧地向對方好好說明你的優先事項，也是不可輕忽的。當別人請託你，而你不想接受，太直率地拒絕說：「對不起，這不是我現在的優先工作事項。」可能造成人際關係疏遠，對你沒有好處。學習以積極、和藹與溫柔的方式拒絕他人，以你希望別人拒絕你的方式去拒絕他人。

 (本文摘選自《從零效率到高效率：用20％時間完成80％工作》，商周，2012年6月10日出版)

圖片來源：http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010547479