一、開會事由：民國109年度區分所有權人大會與選任第十四屆管理委員會委員
二、開會時間：2020年03月 29日下午07時00分~08時30分
三、開會地點：惠友品德社區會館地下室交誼廳
四、主 席：曾雅彤 主任委員
五、出席人員：48戶 (含委託代理10戶) / 備註: 全社區總戶數共52戶 。
六、列席人員：略
七、主席報告：
u 本次會議出席總戶數(含委託代理)計48戶，達到區分所有權人會議要求三分之二以上(35戶以上)之規定，會議開始。
u 由財委報告本屆(第十三屆)管委會重要執行事項及財務收支狀況。
《本屆管委會重要執行事項》:
1) 南北側車道鐵捲門/號誌故障維修(3.2萬) 108年4月
2) 5月郵局增加50萬定存,總計定存共350萬 5月
3) 警衛室住戶資料/管理規章,重新整理更新 5月
4) 會館大門植栽更換 (6千) 5月
5) 車道坡道防滑處理工程 (8.7千) 5月
6) 社區全區滅火器更換 (20支)(4.3千) 5月
7) 警衛室會館屋頂清淤,避免積水 6月
8) 東亞保全年度換約及議價 7月
(104/9至今皆未調升駐警費，有鑑於駐警人員更換及服務品質穩定並參考法定時薪調漲，今年7月續約及議價調高6.3千元到每月$100,800元，東亞並承諾兩年內不會調漲)
9) 社區簡易藥箱設置,放於警衛室備用 7月
10) 南北地下車道水溝清潔(4千) 7月
11) 會館地下室防水工程完工(6.6萬) 4/8月
(12屆交接任務,吧檯後及梯間牆面防水,廠商保固3年)
12) 地下室排水清通(2次) (5千) 7/8月
13) 社區消防送水帶更換 9月
(消防送水帶為社區建立時設置,壽命已超過十二年,為安全考量全數更換;全區共14條, 1.1萬)
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14) 消防箱銹蝕更換*8組 (1.7萬) 9月
15) 監視器分頻器安裝 10月
16) 南北側水溝L型鐵架更換工程 (36.6萬) 9/10月
(南北側車道水溝L型鐵架銹蝕嚴重及水泥崩塌,經2019年7月發文調查並經三分之二住戶通過施作後,進行全區更換工程)
17) 東側景觀池後外牆鐵門維修(7千) 11月
18) 南北側外圍植栽修剪(1.85萬) 11月
19) 南北側化糞池清運 (1.6萬) 7/12月
20) 監視攝影機更換CCHDTV*3支 (2.16 萬) 109年1月
21) 管委會資產造冊列管 1月
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22) 07/08月
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《財務收支狀況》:
1) 至 2020年2月29日止,社區經費結餘 4,000,419元,自2019/4/1至2020/2/29止,每月平均收入為177,072元,每月平均支出約為181,405元,財務結構屬正常。
2) 前三大支出金額分別為 ①南北側水溝L型鐵架更換工程 (36.6萬); ②會館地下室防水工程(12屆交接) (6.6萬); ③ 監控系統CCHDTV攝影機更換*3支(2.1萬) ,皆為與建築結構相關之防水泥作工程及安全相關之監視系統工程,其餘項目可參考如上《本屆管委會重要執行事項》概述。
3) 第一季管理費已全數收齊完畢,詳細財務資料如每月所公告之收支報表所述。
八、推選第十四屆管理委員會委員
<說明> 選任第十四屆管理委員會委員，依規約第五條，選任五位管理委員。
第十四屆管理委員會委員分配如下︰
第一區【A1~A5、B1~B9、D16】 候選住戶中選取一位
第二區【D1~D15】 候選住戶中選取二位
第三區【D17~D30】 候選住戶中選取一位
第四區【A6~A9、C1~C9、D31】 候選住戶中選取一位
選任方式: 由各區住戶圈選出本屆委員，再由委員們抽籤選出各自的職務。
<選舉結果> 第十四屆管理委員會委員推選結果如下:
主任委員A7宋金蘭、副主任委員D19 陳亮全、財務委員D7 陳碧芬、安全環保委員D8 馬廣平、及 設備委員B1宋德明。
九、提案討論與臨時動議
《提案一》日夜班警衛端午節及中秋節激勵獎金討論
<說明> 有鑑於駐警人員已無頻繁更換、服務品質趨穩定及參考法定時薪調漲，於108年7月東亞保全續約時,保全費已同意調高到每月$100,800元，但駐警人員是否同步調升至合理時薪,無法得知,考量日夜班駐警服務表現,討論端午節及中秋節激勵獎金是否持續發放。
<表決> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。持續發放兩節日激勵獎金各兩千元。
《提案二》社區植物外圍區台灣欒樹病蟲害及中庭小葉欖仁影響人行道及排水問題討論。
<說明1> 外圍植栽欒樹因過去修剪方式及時節不適宜,造成植物生病並於這一兩年發生嚴重荔枝椿象問題,荔枝椿象以欒樹汁液為食、繁殖力強且會噴出腐蝕性毒液傷人,經請益苗栗農業局病蟲害防治課/新竹縣政府聘雇之中興大學植物專家及景觀師,均建議移除改種其他樹種,故提出討論是否移除。
<表決1> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。經交由下一屆委員整體評估外圍植栽欒樹移除方案。(費用/施作方式/階段性或一次性/改種樹種 ….等)。
<說明2> 中庭小葉欖仁根系發展影響建築物,已有發現階梯石板破裂及堵塞水管影響排水需清通處理案例;因考量恐有建築結構及漏水等安全性問題,且狀況只會日趨嚴重,故提出討論是否移除。
<表決2> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。經交由下一屆委員整體評估中庭小葉欖仁移除方案。(費用/施作方式/階段性或一次性/改種樹種)(另,中庭植栽如移除後,是否重種新樹或保留庭院由各戶規劃種植,請列入評估考量)
《提案三》 社區消防資料送縣政府消防局備審議題
<說明> ①縣政府消防局行文:社區消防資料需每年送審 ; ②查社區消防設備現況: 已自檢測試完成(送水帶/滅火器已換新、消防設備測試合格) ; ③費用:如委託國霖送審,每年送檢費用8千元,經送審登錄每年需送審未送審罰款1萬元 ④13屆管委會措施因社區屬透天獨立房屋，非公寓型社區採備查不送審。此次會議提出討論。
<表決>非出席住戶過半數贊成備查不送審，本案成立。
《臨時動議》因應新冠肺炎疫情防治,參照竹東鎮公所公文號1090003037:..公共區暫停開放使用,做好社區門禁管理,落實訪客登記作業..
① 變更會館使用規則,住戶使用需於警衛處登記,並謝絕非住戶使用。
② 中庭門維持常關之門禁管理,訪客進入社區,須在警衛處登記管理。
<表決> 出席住戶全數贊成，本案成立執行。
十、主席結論： 本次大會順利完成，散會。
第十三屆惠友品德社區管理委員會
中 華 民 國 一 百 零 九 年 三 月 二十九 日
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