一、 開會事由 : 工作執行狀況與問題討論
二、 開會時間 : 2020年 5 月 3 日
三、 開會地點 : 會館地下室交誼廳
四、 出席人員 : 主委: A7宋金蘭、副主委D19 陳亮全、財務委員:D7 陳碧芬、設備委員:B1宋德明、安全環保委員:D8 馬廣平
五、 會議記錄: 宋金蘭
六、 工作簡報與決議事項:
I. 第十三屆委員移交年度執行工作 :
《提案一》日夜班警衛端午節及中秋節激勵獎金討論
<說明> 有鑑於駐警人員已無頻繁更換、服務品質趨穩定及參考法定時薪調漲，於108年7月東亞保全續約時,保全費已同意調高到每月$100,800元，但駐警人員是否同步調升至合理時薪,無法得知,考量日夜班駐警服務表現,討論端午節及中秋節激勵獎金是否持續發放。
<表決> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。持續發放兩節日激勵獎金各兩千元。
《提案二》社區植物外圍區台灣欒樹病蟲害及中庭小葉欖仁影響人行道及排水問題討論。
<說明1> 外圍植栽欒樹因過去修剪方式及時節不適宜,造成植物生病並於這一兩年發生嚴重荔枝椿象問題,荔枝椿象以欒樹汁液為食、繁殖力強且會噴出腐蝕性毒液傷人,經請益苗栗農業局病蟲害防治課/新竹縣政府聘雇之中興大學植物專家及景觀師,均建議移除改種其他樹種,故提出討論是否移除。
<表決1> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。經交由下一屆委員整體評估外圍植栽欒樹移除方案。(費用/施作方式/階段性或一次性/改種樹種 ….等)。
<說明2> 中庭小葉欖仁根系發展影響建築物,已有發現階梯石板破裂及堵塞水管影響排水需清通處理案例;因考量恐有建築結構及漏水等安全性問題,且狀況只會日趨嚴重,故提出討論是否移除。
<表決2> 經出席住戶過半數贊成，本案成立。經交由下一屆委員整體評估中庭小葉欖仁移除方案。(費用/施作方式/階段性或一次性/改種樹種)(另,中庭植栽如移除後,是否重種新樹或保留庭院由各戶規劃種植,請列入評估考量)
《提案三》 社區消防資料送縣政府消防局備審議題
<說明> ①縣政府消防局行文:社區消防資料需每年送審 ; ②查社區消防設備現況: 已自檢測試完成(送水帶/滅火器已換新、消防設備測試合格) ; ③費用:如委託國霖送審,每年送檢費用8千元,經送審登錄每年需送審未送審罰款1萬元 ④13屆管委會措施因社區屬透天獨立房屋，非公寓型社區採備查不送審。此次會議提出討論。
<表決>非出席住戶過半數贊成備查不送審，本案成立。
《臨時動議》因應新冠肺炎疫情防治,參照竹東鎮公所公文號1090003037:..公共區暫停開放使用,做好社區門禁管理,落實訪客登記作業..
① 變更會館使用規則,住戶使用需於警衛處登記,並謝絕非住戶使用。
② 中庭門維持常關之門禁管理,訪客進入社區,須在警衛處登記管理。
<表決> 出席住戶全數贊成，本案成立執行。
II. 交接進度工作報告:
A. 主委:
1.已於4月16日竹東鎮公所辦理社區管理委員會管理負責人申請變更，取得公所公文，4//23國稅局辦理扣繳單位設立(變更)登記申請完成。
2.交接第十三任主委文件資料及印章共5枚。
B. 副主委:
1.清點交接會館設備清單(詳參考附件一) 。
2.交接副主委工作事項任務。
C. 財務委員:
1.交接財務任務事項及報表文件。
2.帳戶變更於4/29與新舊任主委、財委至郵局辦理變更完成,5/1以後繳交管理費，請以新戶名匯款。
3.5/3請款單格式5/3由財委修改變更完成(2020_05版)提供各委員執行。
C. 設備委員:
1.交接設備委員工作事項任務。
2. 5/6 約國霖電機做全面的檢視與細說。
D. 安全環境委員:
1.清點交警衛室設備清單。
2. 交接安全環境委員工作事項任務。
III.事項討論及決議:
1. 日夜班警衛端午節及中秋節激勵獎金討論=>3/29 會議通過持續發放兩節日激勵獎金各兩千元。
2. 歷屆委員交接文件及財務報表，文件櫃改設置於會館B1小會議室中沿用。
3. 社區植物外圍區台灣欒樹病蟲害及中庭小葉欖仁影響人行道及排水問題討論。
==> 移樹工程問題委員決議與前任主委雅彤,將會同廠商討論相關風險及費用進行評估。(人行道路面破壞更新費用,地下管路損壞風險,新樹種評估)
4. 轉知有關內政部檢送修正之” COVID-19(武漢肺炎),參照竹東鎮公所公文號1090003869號公告,已公佈於佈告欄敬請詳閱相關內容。
5. 設備委員約國霖電機5/6做全面的檢視與細說消防設備測試系統。
6. 社區水溝清潔 預計2020年7,8月進行。
7. 年度中元普渡預計2020年7,8月舉行 。
( 6,7項詳細則舉辦前,管委會討論後將另行公告)
n提醒事項: 垃圾車拒收黑色垃圾袋,請改使用其它顏色。
惠友品德社區管理委員會
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