Think Different 寫於碩士班入學 當中在椰林大道下、杜鵑花叢中、農經系所內的點點滴滴 悉數我將這些體悟付諸筆墨文字記錄 繼續寫下去已經成為是我生活的一部份 透過這個網路平台永續性地記錄我的成長與失去、快樂與悲傷 也是與我的好朋友和家人溝通的一個媒介

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今天晚上翻到最新一期的商業週刊裡兩篇文章的內容
讓我想到最近工作上發生的事情-關於抱歉的一種方式
映照我自己真實發生在我工作環境上的狀況

那天J感到相當地氣憤
因為海外主管回信給處長，海外經驗分享的文章已經寄給人事處
為什麼還收到我們海外經驗邀稿的邀請函

整件事情的來源是當J待產回來的那一天
提到處理事情的時候可以用專案的方式來處理
因此我將當時團隊成員四人做了以下的劃分
前置作業一、前置作業二、後置與專案監督者共四者角色
並分別劃上完成期限
其實以我當時的看法來想
事情應該會進行的很順利
卻沒有想到有些問題的癥結點會在上述提到的案例中被凸顯出來

我得到幾點結論：
一、透過電子郵件的方式進行溝通，是最沒有效率的一種。
二、專案的形成，第一次的溝通還是必需的，不能因為性質大小而有所差異性。
三、抱歉的重要性與藝術。

老實說，當初J生氣的原因我並不是很了解，因為我覺得這是溝通上的問題，
對方主管不把信寄給我們指定的前置作業窗口Y
而直接寄給了他所熟悉的最高主管也沒有附件給負責窗口

同時前置作業一中海外主管名單的產出
也是在期限的最後一天被倉促地產生
所以只有Y知道名單裡被邀稿的名單有誰
雖然我有請Y附件給我
但是我也沒有做進一步記錄

而當J收到最高主管的回覆內容之後轉寄給我的時
我也因為內容與指定的內容不太相同
以為是機密文件而沒有向Y說明此事
所以才會造成這項錯誤在不同地關卡與負責人之間發生錯誤

從這裡我得到了一些工作上的經驗
不過步出會議室時的下一步我就在思考
那如果是我的話
那我該怎麼回覆這封信
讓我們的抱歉是合乎職場上的藝術
雖然我心裡面可能有點反叛地覺得這沒有這麼嚴重
也不全然100％是我們的錯誤

商業週刊主筆寫下這段話成為我想起這件事情的引信
「另外，在這裡我也要為一件事情深深地向讀者致歉，
1066期的商業週刊有個嚴重的錯誤。
在封面以及內文52頁，「一個人，十一年買一兆元，全台最會賣跑車的人。」
我們錯了！
一兆元應該更正為「一百億元」。
這篇稿子，從記者計算錯誤到後來多層的核稿、編輯把關流程，
卻還是出現了重大的錯誤。這個錯誤，不是一個人的錯，而是整個團隊，
尤其是身為管理者該負最大的責任。

我要說：讀者們，對不起！辜負大家對我們的期許。
在成為一個優秀媒體的路上，商週還有很長很長的路要走。
我們還需要更努力鞭策自己，在每一件事上都不能放鬆。」

第二篇文章為一百二十分的準備
裡面有提到幾個關鍵的想法
我記錄如下：
「第一、就算我和這位受邀的對象交情很夠，也不可以失了禮數，
絕不可以用一份e-mail了事。
第二、我們邀請過程的禮數周到，準備充分，不只是對受邀對象的尊重，
更是代表本公司態度的嚴謹，人需自重而後人重之。
第三、我們的活動，需要別人的參與與協助，我們當然要做好準備的工作，
我們的準備越充分、越周延，就越容易獲得別人的認同，也容易得到別人的協助。」

這是最慎重的道歉，也是告訴我「魔鬼就藏在細節裡」的故事
同時也是發生在我自己工作上的問題點

身為專案的發起者有所義務教育每一位成員為共同目標努力與前進
並且與每一位成員進行討論並請求回饋機制
並確認問題
同時在每一個環節細節裡，不能因為組織變大或是專案性質大小
而忽略該有的基本動作。

重視程序上的小細節
那麼或許，事後嘗試彌補的「抱歉」將永遠也不需要被考慮到。