「婚禮統籌」做什麼？＠玉羽戶外婚禮統籌(隸屬"昱孚設計場")

2010-04-03 23:34:06| 人氣6,865| 回應6 | 上一篇 | 下一篇

「婚禮統籌」做什麼？

有新人問我：「『婚禮統籌』的工作項目到底有些什麼啊？」

我反問：「請問你為什麼想要找『婚禮統籌』呢？」

對方一定會說一大堆需要「婚禮統籌」的理由。

「沒錯，你說的這些就是『婚禮統籌』的『一部份』工作。」

有新人問我：「為什麼你不能像外燴餐廳﹑花藝場地佈置﹑硬體公司那些店家一樣先收訂金，等婚禮結束再付妳尾款呢？」

其他廠商店家都是收了訂金之後，在婚禮前幾天才開始備貨，婚禮前一天甚至當天才到場服務，工期短﹑費用高；我的全部統籌費搞不好還沒有他們的訂金多，而且我在婚禮的數月甚至半年前就要開始上工，到婚禮全部完成後，我還要幫廠商向新人主家收尾款，有時還有一些未了的事情需要我兩邊溝通，我還怕我忙半天卻收不到錢呢！

當然最主要的原因是「工期太長，酬勞很低，責任很重，事情很多」，遠在台北以外的縣市還要讓我南北奔波，請問誰敢只收幾千元或一兩萬元訂金就得花費很長時間去幫人完成一件「終身大事」呢？

會找「婚禮統籌」的人應該都已經清楚明白「婚禮統籌」的重要性，就應該讓他「心無旁騖」﹑「無後顧之憂」地盡全力幫你完成終身大事。

沒錯，大部分人都不知道，「婚禮統籌」最重要的工作其實是一個「中間人」的角色，如果不能代表各婚禮廠商和新人溝通協調好，必定會出現一個混亂和不愉快的婚禮，有時這個「中間人」還得充當意見分岐的新人和家人之間的「擋箭牌」呢！

新人最希望婚禮統籌這個「中間人」能幫他們「喬價錢」和「控制預算」，如果新人對於場地﹑菜色﹑花藝﹑佈置﹑節目流程等等細節沒有什麼太多「預設立場」的想法，只告訴我一個大方向，例如：「我們希望在戶外舉辦」﹑「長輩和老人家的主桌用圓桌，其他桌位看場地情況決定」﹑「結婚時間大概在Ｘ月Ｘ日」﹑「希望早上迎娶和舉行證婚儀式」或是「婚宴在晚上舉行」﹑「總共人數大約X百人」﹑「婚宴希望控制在一個人XXX元」或是「一桌ＸＸＸ元」等等，這樣我反而比較好籌劃，先找到讓新人滿意的場地之後，再根據場地情況決定婚宴的形式，然後再根據新人給我的預算，去和餐廳敲菜單，通常我要和餐廳來回討論五六次，才會把菜單敲好，菜單確定之後，就要帶場佈花藝和硬體公司去會勘現場，接下來討論場地布置的規劃。

如果遇到想法比較多的新人，就會發生兩種情況：一是在對方的堅持下，完全根據他們的想法去報價，可能會出現一個讓他自己都嚇一大跳的價格，然後再一項項調整﹑謀合和縮減預算。

例如有新人在找我之前就已經到處逛網站﹑做了一大堆功課，然後丟一大堆國外婚禮網站給我看，並告訴我：「我要網站上那種有彩繪的餐具」﹑「我要佈置成歐洲庭園風」或是「我要佈置成美國鄉村風」﹑「我要全部以繡球花和牡丹花為主」﹑「我要紅酒喝到飽」﹑「我要在新娘走道上灑滿玫瑰花瓣」﹑「我要把柱子全部用玫瑰花纏繞」﹑「我在網站上找到一家花藝公司，我很喜歡，我想找他們來幫我佈置」……

要不然就是：「我們已經訂好一家很大很有名的餐廳幫我們負責外燴，一桌一萬ｘｘ」

聽完之後，我就得一樣樣澆他們冷水了：「餐具都是用租的，妳願意多花那個租餐具的錢嗎？」「還沒找到場地，先不要想說布置成什麼風格吧！」「等妳決定場地和婚期之後，要看當季有什麼花卉，再決定花藝以什麼花為主吧！」「紅酒喝到飽？那要準備鈔票花到飽了！」「走道上灑花瓣？還沒灑完就被風吹光光了！」「妳住高雄ㄟ！妳要從台北找花藝公司下高雄去？午宴十二點開始，那他們前一天晚上就要從台北拉車南下了，半夜就要開始佈置了，你要負擔他們的交通費和住宿費嗎？」「妳有問那家提供外燴的餐廳有包桌椅﹑椅套和餐具嗎？他的費用是稅外加還是內含？有包括一成服務費嗎？」……

不要怪我一樣樣潑冷水，我每潑一盆冷水，就幫新人省了好幾萬甚至十幾二十萬呢！

「那妳可不可以先照著我的意思和想法去幫我估個價？」如果對方還不死心。

要我一個個廠商去問價錢？好大的工程！這怎麼問啊？籌備婚禮的流程有一個先後順序，不能到處瞎碰亂撞啊！

若問我婚禮的流程是什麼，百分之九十九點九的新人都不清楚，最聰明的就是如前述那樣沒有什麼太多限制和空想（包括幻想和夢想），只要把大方向丟給我，讓我按步就班地去執行，和新人隨時保持聯絡和溝通，到達比較具體的階段時，我就會把詳細時間流程表交給新人和所有相關廠商及工作人員，大家照本宣科，這樣比較不會出狀況，省時省力也省錢，新人不會白繞冤枉路。

通常我會和新人把分工談清楚，新人負責婚紗﹑攝影﹑喜帖﹑婚秘，有的自己找外燴，我會從旁提醒一些細節問題，例如很少穿高跟鞋的新娘最好穿那種前高後高的中粗跟高跟鞋，不要穿細高跟鞋，鞋子要提早買和練習穿，直到穿習慣為止。量禮服時要穿著婚禮穿的胸罩內衣。婚紗照可省掉不必要的大圖輸出，投資在可永久保存的相簿上等等。

至於外燴則有很大學問在裡面，如果新人要採用全部圓桌的桌菜方式，優點是談好一桌多少錢就容易計費，但所有餐廳和外燴總舖師都一定會要求保證桌數，這是合理的要求，所以新人絕對要事先調查和掌握好出席人數，以免多算人數會浪費桌餐費用，少計算人數會發生菜不夠吃的窘況。

幾乎所有新人都太高估參加人數，把「爆桌」視為最大的憂慮，在我很前面的一篇談論戶外婚禮的文章中就曾提到：婚禮日期一定是好日子，很多喜酒都會撞期，越偏遠的地方越會發生缺席現象，所以不必太過擔心爆桌問題，最後果如我所料，幾乎都會空出好幾桌，但餐廳和外燴總舖師一定還是依照原定桌數上菜，結果讓新人浪費上萬元。

為避免發生這種情況，我都會建議新人盡量不要用椅套，採用有椅背的中型椅子即可，這樣就可以保守估計出席人數，萬一人數超過預期，可以在十人桌中間多安插一兩張椅子，喜酒菜餚一定會夠吃，所以不用擔心多一兩人就不夠吃的問題，而且比較不會發生空桌浪費的困擾。但是多數新人的家長都不了解我的苦心和細心，會堅持用有椅套的椅子，認為這樣比較好看，殊不知椅套裡面的椅子都是小型椅子，以免套上椅套會體積龐大。

除了十人一桌的桌菜，戶外婚禮多半採用自助餐式，以前我還可以跟餐廳凹到「吃到飽」，自助餐檯上的菜盤永遠保持滿滿的，直到賓客吃飽到不能動，才停止補菜；可是後來餐廳被一些「大肚王」賓客快吃倒了，就也開始要求新人「保障人數」，其實這要求也算合理，因為很多婚禮來賓只包八百元或一千元紅包，就拼了老命地猛吃，給他吃到一個人四五千元的份量，餐廳會賠死的！所以現在餐廳會希望我幫忙跟新人溝通；能夠保障出席人數，僅就人數來上菜，所以我會請新人在婚禮前十天再和餐廳就人數做最後確認，總之不管是哪種形式的婚宴，參加人數都要盡量掌握準確，雙方才不會吃虧。

大家不要以為只有新人對籌辦婚禮外行，其實有些餐廳更外行。

我接洽過的花園餐廳對於計費方式分為兩大類，一類是只依照參加婚宴的人數來計費，例如一個人一千兩百元，兩百人二十四萬元將餐宴﹑場租﹑餐廳硬體設備等等全包；另一類則是將餐宴﹑場租﹑餐廳硬體設備（例如音響﹑麥克風﹑投影機等等）全部分開計費。

前者看起來非常單純和乾脆，但要「提防」餐廳「耍詐」，說是一個人餐費一萬兩千元，其實只提供一個人四﹑五百元的菜色，換言之，餐廳將差額費用全灌到場租和硬體設備裡面。

所以我經常要幫新人扮黑臉，軟硬兼施地向餐廳要求提高菜單品質和份量，不可以將婚宴菜色訂成一般自助餐廳中午的四五百元普通菜色。

至於後者將餐費和場租等費用分開計算的餐廳實在是大外行，通常他們會將場租訂在二十萬～三十萬，假設三百位賓客共三十桌，三十萬元場租費就等於平均一桌要支出一萬元場租費，如果一桌餐費是一萬元，加上場租費就等於一桌要支出兩萬元，又假設平均每位賓客只包一千元紅包，那麼餐廳豈不是要讓新人賠慘了？

這樣計費的餐廳只顧自己賺錢，沒有為新人設想。除非他們的場地好到極點，菜色也讚到極點，我才會去跟他們討價還價，否則都會被我立刻淘汰。

在此我插個題外話，我有些老朋友嫁女兒或娶媳婦，我們姊妹淘都會合包紅包，帶頭吆喝的人規定大家一人包一千元紅包，我都會暗自幫新人計算一桌酒席約多少費用，如果是觀光飯店，一桌宴席至少要一萬兩千元至一萬八千元，一個老友只包一千元，十個人總共才一萬元，讓人家主人一桌賠好幾千元，是不是太小氣了？所以我都不加入合包行列。

多數新人因為在辦喜事，不好意思跟廠商店家齜牙咧嘴地討價還價，就算被騙被坑，一肚子氣也只好忍下來，因為在辦喜事嘛；如果委託家長籌辦洽商，除非這位長輩很懂做生意和運籌帷幄，否則都會吃力不討好。因此「婚禮統籌顧問」在先進國家早已不可或缺，就像打官司一定要請律師﹑看病一定要找醫生一樣。