【專欄】有必要，就隨時開會＠蔡祐吉‧網路主播台

2008-09-11 13:07:35| 人氣960| 回應4 | 上一篇 | 下一篇

【專欄】有必要，就隨時開會

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懂得籃球比賽規則的人都知道，每一隊教練，在上、下半場，各有兩次喊
「暫停」的機會。

在短暫的「暫停」時間裡，教練可以跟球員們面對面，直接下達作戰指令，重新部署攻防陣容，也讓場上的球員可以藉機喘息片刻，喝口水重新再上場。

「暫停」叫得好不好，往往攸關兩隊氣勢的消長；在競爭激烈的賽局中，甚至影響比賽的成敗。「暫停」叫得太早，手上的籌碼消耗掉，真正到最後關頭，教練會變得「無牌可打」，只能任憑對手予取予求；「暫停」叫得太晚，就好像病入膏肓的病人太晚開始治療，可能就此回天乏術。

關鍵時刻的「暫停」，可以讓球隊逆中求生，或是反敗為勝，比起正規比賽節與節中間的常態休息時間，更有效益。回到會議室裡，這也說明了「必要時開的關鍵會議」，遠比「不必要時開的常態會議」有用得多。

一般企業裡頭，都訂有周會、月會等常態性的會議，這就好比球賽中的「中場休息」時間，教練可以好好整隊、訓話、公佈完整戰略；但要靈活應戰、克敵制勝，更重要的觀念是，主事者必須隨時關注「戰場」上的情況，當你發現你的隊員連連漏球、失分，或是屢投不進、打不出隊形，或者出現體力下滑傾向時，你必須主動喊「暫停」，也就是隨時召開臨時性的會議。

這種臨時性會議，如同「暫停」一樣，時間不必長，宣佈的事情不必多，調整的策略不必複雜。甚至有時候，只要幫隊員打打氣、加加油，提醒他們回到原本的軌道，就可以看到明顯的成效。

相對於有必要開會的時候，就應該立刻召集會議；如果今天一切業務運作順暢，即使碰到常態性會議該舉行的時刻，會議也可以取消，不必「為開會而開會」，佔用大家的寶貴時間。

唯有不僵化的開會策略，才能為組織帶來更大的競爭力。

會議小提醒：
1. 有必要的會不要拖、隨時開。
2. 沒必要的會可取消、不必開。

(新聞小寶貝2008.9.8.發表於自由時報)

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台長：吉哥