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五步驟快速化專業簡報（上）

作者：薛宇盛（本文摘自《PC Office》NO.99　10月號）

公司最近要辦「技術研討會」，研討會中擔任壓軸的研發部經理，總是在交稿的最後一天才完成，每次送來的簡報總是「不夠專業」，沒有範本，沒有編排，沒有換頁動畫，沒有文字動畫，沒有頁首及頁尾……。身為研討會總召及公司Office 高手的你，決不允許這種簡報出現在您的場子，其實只要五個步驟內可以讓「不夠專業」的簡報變成「專業簡報」。

快速化專業簡報的五個步驟分別是：「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，「自動調整選項」，「頁首及頁尾」，「投影片設計 – 動畫配置」及「投影片切換」，五個步驟。而在本期的教學中，則先針對前兩個步驟，進行簡單的解說。



透過專業化步驟，改善簡報成為專業形式。




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「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」為簡報換上專業外觀

俗語說得好「佛要金裝，人要衣裝」，專業的簡報「範本」可是佔了一大半，微軟提供了許多精美的「範本」，從簡報的屬性挑一個適當的簡本，即可為簡報加分。

1.從「工作窗格」「投影片簡報設計 – 簡報設計範本」，即會在視窗右側出現許多範本簡圖供挑選。以滑鼠左鍵點選「Profile」簡報範本，即可馬上看到全部簡報立即套用了「Profile」範本。(圖1)

2.從「檢視」「母片」「投影片母片」，即可進入「投影片檢視」模式，於「投影片母片」中點選「標題」外框，按住「Shift」或「Ctrl」鍵，並點選「內容」外框，即可同時選取了「標題」及「內容」方框(圖2)。

3.現在點選從「格式」「字型」，即會出現「文字」對話窗。在其中設定「中文字型」挑選「標楷體」字型；並於「英文字型」挑選「Time New Roman」「字型」(圖3)。

4.之後按「確定」鍵，再按「關閉母片檢視」鈕，即可改變整份簡報中英文字型。



圖1




圖2




圖3


Tips:其實「範本」及「母片」是一樣的，只是於「檔案模式」時稱為「範本檔」 (*.pot)，而進入了簡報「編輯模式」時開始稱為「母片」。


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調整超出畫面頁面的文字區域

我們在上面的範例會發現，某些投影片「文字」區域的文字會超過畫面，這時可以利用「自動調整選項」來快速調整文字字型大小為「符合」投影片頁面大小。

1.於第二張投影片中，點選「內容」方框，會發現左側出現一個「自動調整選項」圖示(圖4)。

2.點「自動調整選項」圖示下的拉鈕，在此點選「自動調整文字到版面配置區」(圖5)。

3.之後即可看到所有文字乖乖地縮小到「內容」方框中(圖6)。



圖4




圖5




圖6



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調整超出畫面頁面的圖片區域

某些情況中，會有圖形超出頁面的部分，在這個時候則可以使用「剪裁」功能，使圖示符合頁面大小。

1.在範例中，就是一張超出頁面的圖示。在這時最好先詢問簡報製作人該圖示的配置方式，再決定如何調整（圖7）。

2.先點選超出的圖示，再點選「圖片工具列」中的「剪裁」，之後就會看到該圖形會出現八個「剪裁點」。

3.此時先移動游標到下方中央的剪裁點上，當游標變成「T字型」時，按著滑鼠左鍵向上移動，就可以調整圖示範圍(圖8)。

4.為了防止圖片日後走位，你可以選取所有圖形，按住滑鼠右鍵點選「群組」(圖9)，這樣就不怕調整好的圖形相對位置會亂掉。



圖7




圖8




圖9