組織氣候的培養
07 / 02 / 2005
作者：杜書伍 (聯強國際總裁兼執行長)
一個組織的「氣候」引導著每一位成員的走向，帶來的影響是全面性地，例如，當組織氣候低迷的時候，所有成員都會籠罩在其中而跟著士氣低落；又如果組織中瀰漫著輕挑、散漫的氣氛，則整體員工的積極性、專注程度都會受到影響。因此，帶領部門建立「正確」的組織氣候，是主管相當重要的工作。以下針對市場環境對組織士氣的影響、組織內部溝通的氣氛，以及成員看待穿著、儀態的態度等三方面為例，討論主管應如何調節、培養正確的組織氣候。
組織中常見這種情形：當業績好的時候，所有成員儘管忙碌，但士氣高昂；相對地，業績不好的時候，士氣跟著低落，雖然此時的工作負荷相對較低。為什麼呢？這便與組織氣候有關。由於每個人都在擔心未來，因此，維持組織氣候相當重要的因素，就是不讓成員單憑感覺來判斷事物。主管應該知道如何引導成員用正確的方法與態度來因應各種訊息：當業績好而使得工作特別忙碌時，主管應該要明確地告訴員工，這種情形是暫時性地，還是會持續一段時期。長短期的不同，因應的方法也不同，主管必須幫助員工正確地思考工作變得忙碌的原因，否則，業績好也可能帶來負面的效果。
以聯強的物流中心來講，業績好的時候，出貨量特別大，物流中心的工作負荷較往常提高。在頭一、兩天，可能所有員工的士氣都特別高昂，足以因應一時的工作量增加，但這種狀況若持續下去，員工的士氣卻可能因為過於疲累而迅速下滑。因此，主管應該在一開始就明確告訴員工，「忙碌的日子將會持續多久」、「未來這段時間將會特別累」等等，並且讓員工瞭解這是公司業績好的現象，使所有人都有足夠的心理準備，能夠自行調適本身的工作狀況。
對業務單位而言，業績高峰最常面臨的問題是客戶信用額度不夠。因此，主管要能預先提醒業務人員這項警訊，先行設法解決，以免當業務人員衝刺業績時，卻因為客戶信用額度用滿而徒呼負負，這對士氣同樣是種打擊。
無論面對何種狀況，領導者都要能夠冷靜、理性地對員工指出問題的重心，避免員工從表象來看事情，否則，士氣高昂的另一面，很可能就是徹底地潰散，就像水位暴漲可能導致潰堤一般。要維持正確的組織氣候，主管須能夠正確地判斷並適時提出警訊，別讓所有員工都處在過度高亢的氣氛中。
反過來說，當業績不好的時候，主管也應仔細判斷這是市場短期的波動，或是長期現象。如果只是短期波動，則應該先穩住員工士氣，將打算採取的解決方法告訴員工，並且小心地測試市場狀況，掌握正確的資訊。否則，一時的市場波動卻在員工之間以訛傳訛，將對組織造成相當大的傷害。如果市場持續性地低迷，員工的工作負荷相對較輕，此時，應該多花時間在員工的訓練上面，待下回市場回升的時候，人員的能力均將有所提升，這是另一種因應之道。
所有事物都有「超漲」、「超跌」的特性。例如，當市場狀況好的時候，人們往往過於樂觀，結果造成庫存過剩的情形；市場不好的時候，人的心理卻又過於悲觀，因為對市場前景失望而備貨不足，導致市場缺貨。經營管理者應該要冷靜地憑藉經驗來正確判斷實際狀況，同時矯正員工過於激烈的反應，使其回歸理性的軌道上。特別是人群往往有風潮特性，對於較敏感的事物，有時可能只是一時的風吹草動，卻因為很容易在組織中迅速擴散開來，而被過度膨脹，領導者應該避免員工產生此種情形。整體而言，調節組織中各種負荷的「過」與「不及」，可視為經營良好組織氣候最重要的事項。
除了因為客觀環境變化而對組織氣候產生的影響之外，組織成員之間溝通互動的習慣與氣氛，同樣也是組織氣候相當重要的的一環。舉例來說，曾有同仁為了完成某項工作而主動加班，結果另一名同事卻開玩笑地說，「做給老闆看的嗎？」結果造成當事人往後儘管有需要，卻也不太「敢」加班。由於一般人的普遍心理是不希望在群體之中太過突出，當組織中的其他成員對主動加班的人開類似的玩笑時，如果當事者較為敏感的話，很可能就會產生不良的影響。
從另一個角度來看，上述案例也反映出組織成員之間的互動、溝通方式，是否建立在一定的理性基礎之上。由於人與人之間的言語溝通相當頻繁，因為言語上的「失誤」而帶來的誤會、困擾也因此很難完全避免，因此，主管應該注意到，如何在組織中營造出適度的輕鬆而不失之輕浮、莊重但不流於呆板的組織氣候，並且仔細地拿捏其中的分寸，避免成員之間動不動就產生摩擦。
組織氣候當中，與內部溝通有關的部分還包括謠言的產生。謠言無論起源為何，經過以訛傳訛的結果，往往愈形擴大。對此，主管應該加以重視，主動將謠言指出來並且明確地澄清，因為謠言是讓組織動盪不安、偏離正常軌道的一個重大因素。
對於員工加班的情形，主管也不應該一味地認為這是好事，加班過度是一種不正常的現象，主管應該仔細判斷員工加班是短期或長期現象，並妥善處理，避免因為工作負荷過重而產生員工個人與組織的傷害。反過來說，完全不加班也不是正常現象。由於每日的工作量會有高低起伏，工作量少的時候自然較為輕鬆，當工作量多的時候，就得透過適度加班來完成，否則，將會造成工作的延誤。
再就穿著、儀態來看，一個人的穿著會影響個人的心情，以及整個群體的氣氛，穿著隨便的話，在組織處於持平、或是較低迷的時期，往往會讓士氣加速下挫，擴大影響程度。因此，組織中如何營造出重視穿著、注意儀態的氣氛來，也是培養正確組織氣候的一部分。
講究穿著、儀態，經常被拿來與「重視表面功夫」劃上等號，但這其中存在部分似是而非的的認知。事實上，在管理能力的學習成長過程中，可能遇到最困難的一件事，正是這種對於觀念的認知與應用產生似是而非的情形。例如，自由是普世公認的正確價值，但是否選擇自由就代表其他的事物都要放棄？又好比說，個人處世或企業經營都應該重視內在與實質，但這是否就表示對其他表面的事物都不必重視？從整體來看，上述情形彼此間並不衝突。但是，一般人卻很容易只看到事情的局部就驟下判斷，陷入瞎子摸象的盲點。
回到穿著的問題來看，並非為了膚淺的表象才重視穿著，而是因為這會影響到工作的心情與組織的氣氛。也因為服裝是培養一個人的氣宇，讓一個人有大將之風的開始，因此，要培養部屬成為幹部，也必須先使其注重穿著。基於上述種種原因，主管應該要帶領部門養成一種重視「穿著是否得體」的氣氛。
組織中有許多現象因為是動態的、顯性的，有跡象可循，只要找對方法，在因應上不會特別困難。但是當企業經營到一定的規模之後，往往會面臨繼續向上提升時的瓶頸，感到有股力不從心的感覺；公司對所有同仁同樣都施以培養與訓練，但不同的同仁得到的效果也不同，使得部分落後族群成為組織提升的阻力。諸如此類的問題，原因往往是出在一些細微無形之處，而組織氣候又是影響一個組織最全面，卻又最無形的因子。因此，主管領導一個部門必須是全面性地，並非只是驅動整個組織、部門去完成一項任務，還必須包括組織氣候的培養。(Y10313)
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