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為什麼報表做不完?



陳其華 顧問

「協理，報表真的很多耶，又不好用！」「光是做報表，我的事情都不要做了。」前兩天，好朋友跟我說她們公司優秀的櫃檯美眉Kiki跟她發了牢騷，碎碎念了好久。看他一臉哀怨的表情，我朋友答應會研究看看，幫她整合內部表單，看是不是能讓她好命點。可是…..問題怎變成要我回答? 暈倒!

行政管理基本動作
看過很多家俱樂部的行政管理問題：「帳對不起來」、「現金收那麼多，怎會沒賺錢？」、「我都入會多久了，會員卡還沒給我」。
其實基本的行政作業管理觀念很簡單，這邊先提出三個供大家參考：

第一、帳跟錢要對得起來。
這問題看起來沒什麼，可是在俱樂部要做到這樣有時不太容易，通常大都因錢跟帳進來的時間點不同，例如今天入會五個，明天刷卡的錢入一筆帳，你怎知哪一筆錢是哪一個會員的？其次，還有預收沖帳問題。美容上個月預收會員三萬元，到目前已經來做了三次療程，還消費了3000元產品。前台處理的人如果不寫清楚沖帳明細，後台的人哪知道要沖哪個會員的哪天消費的哪筆帳 ？

第二、不要做重複的工作。
櫃台收錢要開發票，出日報表。HR要靠收入明細對到每個業務身上，才能算獎金。會計要收入彙總，才能出損益表；要寫發票明細表，才能報營業稅。
既然都是明細表，幹嘛不統一檔案做一次工，到時資料重新排列抓取就好?
當然大俱樂部應該早就把這觀念做進電腦化了，不過很多一般單點俱樂部還是搞不定。

第三、重要管理欄位資訊要緊抓不放且及時
哪些欄位資料重要?跟收錢有關的重要！入會日、到期日、卡別、繳費日、月繳扣款日等。跟成本有關的，像：療程誰做的？進貨金額與日期、獎金比例等。
這些欄位資訊不但要緊抓不放還要及時，及時的資訊才能提供決策，有效管理。常看到一些會計人員因為帳要對到1分不差，而延誤出報表時間。我個人認為報表要100%正確，這個觀念沒有爭議。但決策時點也很重要，因為時間也是成本
，更是反映對客戶服務的決勝點。如果報表內容誤差不超過3%，通常就可以先在期初出暫估報表。沒100%確定的內容，只要用歷史資料先暫估，並註明資料的假定與估算原則，對管理人員來說，應就綽綽有餘。

管理有沒有用?
中午跟這朋友吃飯時，邊告訴她我的觀念與建議作法。他開玩笑說：「你真的很像老師耶，討論事情都還會先把理論結構講清楚。」呵！沒辦法，我這個人比較懶，一次把你教會，我以後可以更閑。更何況你沒聽說過嗎？現在管理的新潮代名詞=教練，不是只叫妳做，還要教妳，更重要的是要跟好朋友一同成長。

「管理」像水一樣，能載舟也能覆舟。做不好，他會增加成本，提高費用。做的好，就能「有限資源最大利用」。ㄧ家俱樂部，真正有價值的常態報表不到十張，管的不好，會發現報表滿天飛，但怎麼抓到的都是沒用的？

很多老闆常說：「業務第一，業務做不到生意，管理有什麼用？」這個觀點我部分同意，但是業績要長期的成長，不也是要靠「業務管理」嗎？更何況看過很多業績做得超好的俱樂部掛掉，而且掛的時候，投資的老闆有時還莫名奇妙
。仔細推敲，原因通常都出在哪裡？對了！就是他們瞧不太起的「管理」兩個字。