marco 影音報

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第一步就把事情做對！

你一定不知道，沒有第一次就把事情做對，會對你的生活及工作，影響多大；你一定不知道，根據調查顯示，有70%的人，沒有第一次就把事情做對的好習慣；你一定不知道，第一次就把事情做對，其實沒有想像中那麼難。你一定不知道，第一次就把事情做對，會提高多大的生產力及效率。

第一次就把事情做對，會深深影響一家企業的營運，試想看看，若一位業務人員在第一次沒有釐清客戶的需求，就胡亂應答「可以、一切都沒問題，我們可以做到」，等到客戶簽約後，才發現合約內容根本無法符合其需求，造成技術人員或研發人員，需設法解決業務所承諾的各種答案，或造成已投入20%的心力，正準備開始時，客戶卻表示因為內容不符，不想簽約。那是多麼可惜，也是多麼浪費。可惜了有可能成為你的顧客的潛在客戶，卻無法成為你的顧客，浪費了多少位員工的時間及心力，卻還是沒有辦法彌補第一次沒把事情做對的後果。

企業在召募人才時，如果沒有第一次就找到對的人，讓對的人來為你的企業賣力。在此需注意，所謂對的人，不一定是最優秀的人，但要是最適合、最“對”的人。若沒有在一開始就找到符合你企業文化的人，後續你可能會面臨到不斷為這個頭痛人物的所作所為，收拾殘局。需要不斷為他留下的各式小問題，進行處理及善後，也需要為他不能和企業成員融洽相處等各式後遺症，不斷疲於奔波，解決處理。其後續所花費的心力，遠比當初謹慎選擇一位適合的人才，要來的多10倍或20倍的心力及時間。由此而知，我們怎能不慎始呢？

另外在新進成員剛進公司時，也是所謂的“第一次”。第一次接觸公司的文化、第一次嚐試新工作的任務、第一次執行該公司的專案。在第一次，就要養成新進人員的士氣、團體作業的態度、具效益的做事方法。一旦良好習慣養成了，日後也不需花費太多時間，在糾正調整其做事方法及態度，反而可讓新進成員上手後，運用其自由意志，以最適合企業屬性及認知的方法來處理每件事。

而在資料或文件歸檔時，能第一次就把事情做對，更可為您省下不少時間，有多少次，我們翻箱倒櫃，尋找一份二個月前所看過的資料，尋找一筆之前網路搜尋所找到的文章，少說也要花個十分鐘到半小時來尋找吧！有多少次，我們因為需要找尋一位聯繫人，而不停將名片盒反覆查看，只為找到這個人的名片，這都在第一次，沒有把事情做對的後果。

如果在一開始，我們就能把每一份文件，當成是最後一次審閱，閱讀過後，就把它分類擺放，歸檔在適合的資料夾中，或是再也不需要的文件，就把它丟入資源回收箱，那麼我們可以節省的時間，相信經年累月累積下來，也很可觀吧。把找尋文件的數十分鐘，拿來多撥幾通聯繫電話吧。如果在一開始，我們就養成收到名片，立即建入Outlook 聯絡人中，把該填的欄位、電話、地址等資料填寫完整，立即建入電腦中，不僅加速日後的作業，更可讓紙作的名片，擺放抽屜中，不再佔用你的桌面，或是當成日後的參考了。

第一次就把事情做對，雖然在第一次要花比較多的時間，雖然在一開始會需要投入較多的心力，在一開始會看似較無效率(無法看出顯著的成效)，但在第一次就養成的好習慣是無人可取代的，企業在一開始就把事情做對，更能省下煩複的作業流程。或是日後不斷重覆修正的工作，“重覆修正的工作會隆低生產力”同樣，讓錯誤一環扣著一環，不僅降低產能，更是需要花錢的！