PMP達人-專案管理經驗成長與學習 IT肥蝦個人的專案管理經驗與心得記事與分享。

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Software PMIS’s Functions

 

一個良好的專案管理資訊系統應該具備哪些功能？李老師於第六組同學報告完後，請同學大家分組討論後提出每個人的想法！經由大家的腦力激盪(Brainstorming)提出了一些想法，肥蝦摘要整理如下：

項次	功能
1	與公司人員考評與激勵系統整合。
2	能與外部配合廠商之系統溝通。
3	能針對專案的進度實況提供相關服務功能，如訂購便當等服務。
4	自動產生軟體開發必要的文件。
5	提供軟體品質控管必要的測試案例，並進行檢測。

在上列的功能中，主要都是以程式設計人員的立場來思考，尤其一般程設人員最感冒的文件撰寫與品質檢測的部份，都希望有自動工具來代勞。

在【軟體專案管理】乙書中，分別從需求、功能與協同三點來說明。第八章中的表8.1與表8.3引用了PMI與其他的研究報告，列舉了專案管理的應有功能與其需求的強度，更進一步強調PMIS與企業現有辦公室軟體、現有資料庫系統整合與會計系統整合的重要性。

肥蝦則從PMBOK的說明，以及自我的有限經驗與瞭解，融合課本上的內容，試圖進一步說明肥蝦心中以為一個Project Management Information System應有的功能。

在PMBOK 2008中4.3.2.2小節說：「The project management information system, part of the environmental factors, provides access to an automated tool, such as a scheduling software tool, a configuration management system, an information collection and distribution system, or web interfaces to other online automated systems used during the Direct and Manage Project Execution effort.」在Glossary中則說明：「An information system consisting of the tools and techniques used to gather, integrate, and disseminate the outputs of project management processes. It is used to support all aspects of the project from initiating through closing, and can include both manual and automated systems.」綜合上述，PMBOK中認為的PMIS為企業資源要素的一部份，為收集、整合與傳播專案管理所有程序中所有產出的自動系統與人工作業，概括而言包含了排程管理工具、組態管理系統、訊息搜集與傳佈系統。

 

因此協同管理，肥蝦以為這應該已經是一個基本PMIS應有的基本功能，就如課本8.6節引用Romano(2002)的研究，所強調的(i)程序管理—工作流程、排程、狀態報告。(ii)檢視管理—時程、成本、資源。(iii)預算管理。(iv)專案明細。(v)行政支援。(vi)文件管理—文件、會議備忘錄。(vii)資源管理—專案成員、設備、服務。(viii)協同作業平台—群組行事曆、電子會議、群組決策支援系統、電子  郵件、電子白板、電子佈告欄。在現今的專案作業環境中，這都是必要而且必須的功能了。

 

除了單一專案管理與資訊安全所必備的功能之外，PMIS必須能進一步進行不同專案間或組合間的整合，並且與企業內部現有或未來將有的系統或作業進行統籌，以能達成企業營運策略目標的作業平台，尤其針對軟體開發公司，更應該與公司所使用的開發平台進行整合。

目前PMIS的系統功能基本上都已經能支援協同管理與組合管理了，並且也多少建有內容或知識管理的基本功能；但就肥蝦的使用經驗，以為現行PMIS最大的難題與困境還是在於與現有企業資源與系統的整合，以及與企業整體策略的配合過程。

 

至於就課堂上同學間的腦力激盪中整合專案管理與軟體開發的需求，就如那同學發問軟體專案管理工具與一般專案管理工具的差別？肥蝦以曾參加過微軟2010年6月15日的研討會中所介紹的Team Foundation Server都有了相關的影子，只是肥蝦還沒有實際操作上的經驗無法分享。