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降低成本的迷思

千萬不能等到企業財務困難，才想要降低成本。

每當我到那些被併購的企業或重整中的企業進行降低成本的諮商時，幾乎都是已經大幅精簡過人事的場合，就算是談到成本的話題，也是聽到對方說：「最近人都被裁光了，忙成這樣，哪管得著什麼降低成本嘛！」

員工垂頭喪氣的樣子，令人完全感受不到公司的活力。

誠然，刪減人事費用的確能夠暫時減少會計帳目上的赤字。但是，這雖然是提高收益最容易的方法，卻絕對說不上是正確的降低成本方式。人員減少會提高其他人的工作量，導致員工無力構思新的企畫、或積極投入平日的工作，以至於大家力不從心，累得人仰馬翻。此外，裁員所帶來的精神衝擊，就像給員工致命的一擊，將使成長中的企業體質逐漸惡化，使企業陷入「惡性循環」。

每一個降低成本的行動，都關係著企業未來的發展。最重要的是，企業必須對裁員具備正確的觀念，因為觀念的變化，正是能否順利降低成本的關鍵。

過去，我曾協助一個地方性的居家修繕公司降低營運成本，當時這家公司已經減少了門市店員的人數。我在很短的期間內，與公司內部的降低成本專案小組合作，達到了降低一年一千萬日圓營運成本的目標！

之後，當我們再次討論更進一步的降低成本方案時，副社長也到場了。他表示：「我們希望能夠再刪減更多不必要的支出，並運用這些省下的經費，增聘更多店員，好好活絡我們的門市。我希望門市有許多客人與店員聊天、互動，有門庭若市的感覺。我們希望的就是這樣的店！」

聽到副社長這麼一說，無疑是對原本陷入苦戰的降低成本專案小組打了一劑強心針，使整個專案小組又重新燃起了戰鬥力。

企業為什麼要降低成本？將正確的「願景」與真正的目標確實地傳達給員工，讓員工能夠看到公司未來希望達成的目標，這些都是經營者的責任。只要能徹底排除浪費，就可以讓店員為客人多服務一分鐘。企業想要降低成本，非但不應該裁員，反而應該增加人員！

務必留意其中的優先順序，千萬不要本末倒置。

影印紙背面再利用，反而提高成本這是我先前服務的公司所發生的事。

該公司販賣的是節能系統商品，所以十分具有環保意識。管理部門篤信「節約用紙就是愛護森林」，因此嚴格執行影印紙背面的再利用，簡直到了令人感動的程度。

這家公司在影印機旁邊規劃了一個很大的空間，以放置六個回收紙張用的箱子。每一個箱子分別寫上A4M、A3M、B5M、A4C、A3C、B5C（M=黑白Monochrome，Ｃ=彩色Color），將各種單面印刷或印錯的回收紙，依不同尺寸放置在各個箱子裡。此外，為了維持整齊一致，負責管理的人還要定期整理。為了避免誤印，甚至還用筆在空白面做上記號。

但是，回收紙張的步驟只有管理部門才會做得如此周到，其他人根本不會特意將印影機中的白紙更換為回收紙，結果回收箱的紙只好愈堆愈高。

更嚴重的是，不知道是不是因為大家在印影機前拆除回收紙上的釘書針，所以地上散落了一大堆釘書針，許多甚至卡在地毯的縫隙中，簡直是雜亂不堪。

直到有一天，高層主管一聲令下：「從今天起禁止使用回收紙！」六個箱子於是消失無蹤。

使用回收紙導致工作效率不彰，有幾個原因，其中最重要的是：雙面印刷的文件在公司內部傳送時，收到文件的人員容易誤判正反面，因而經常發生案件未處理或重複處理的狀況。

公司內部時常發生這樣的情形：營業部長對部屬高聲開罵：「上回交代你的這份傳真，你到現在還沒處理嗎？」部屬則解釋：「部長，請看反面。那件事我已經處理完了。」相反地，也有人看到桌上不小心正反面錯置的文件，心裡想：「這不是已經處理過了嗎？」就隨手丟進了垃圾桶。後來才發現是客戶的傳真，只好一邊翻垃圾桶，一邊低聲抱怨：「到底是誰把傳真稿放反了？」

直到有一天，一件決定性的事件終於使高層決定停止使用回收紙。原來，有人不小心使用還釘著釘書針的回收紙，導致影印機壞掉，使得急著要用的文件無法影印，辦公室因為一根釘書針而陷入一片混亂。

為了節省一張幾毛錢的紙，付出的代價也未免太高了：

一、放置六個箱子的空間造成租金損失。
二、將回收紙分成六類（包括顏色分類）以及拆釘書針的作業時間。
三、萬一在拆釘書針的過程中手指受傷了，所需的治療時間。
四、印錯面時再重印的費用（一張紙不過幾毛錢，但重印一張約三到五日圓）。
五、因誤會而責罵部屬的時間、翻垃圾桶找文件的時間。
六、失去客戶的信任。
七、將回收紙裁製成便條紙的作業時間。

……如何？這樣看來，你還要繼續信奉「回收紙使用教條」嗎？
諸如此類降低成本的錯誤觀念與做法，可說是無所不在。

資料來源：PChome 電子報