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如何開一個成功的會議



陳其華 顧問

「都兩個小時了，還沒開完，怎麼那麼多話？」「拜託！這問題兩個月前就討論過了，怎麼又拿出來扯？反正還不是一樣沒結果。」會議中，小王邊轉著手上的原子筆，心裡一邊嘀咕著。
小王在桃園一家健康俱樂部當教練主管，今天剛好開一個總經理主持的週會議。小王跟我抱怨，每次總經理開會都要開個大半天，還曾經破過紀錄，前後超過六個小時，想不打瞌睡都很難。

會議的通病
俱樂部是一個講求團隊合作的行業，為了要有效溝通觀念、討論問題、會員服務經驗分享以及檢討並推展工作進度等，平日要開的會議還真的給他多。有教練會議、週會議、經營管理月會、業務會議、行銷會議、專案協調會、課程研發委員會等，夠多吧？
任何工作環境中，開會是一件常見的事情。要開個好會議其實不難，不過就是怪，大家老是開不好。而通常會議的品質狀況還挺糟的，不但常沒達到預計的會議效果，反而引發很多其他會議問題。舉例來說，常見的問題有：議題焦點模糊、是開會還是在聊天？會前未充分溝通、爭執對立且浪費時間、不易共識、有人主導發言權、一言堂、會議時間太長、缺乏參與感、你說你的 我想(聊)我的、成效不彰等等。


開個成功的會議
什麼叫做成功的會議？就是要運用最短的時間，去要達成預計會議目的，並使所有與會者滿意。講白話點就是，我們都是有不同的想法跟各自工作職責的人，要在有限的資源裡跟時間裡，快速有效的凝聚共識，共同去解決俱樂部經營過程中面臨的問題。我說的簡單，不過如果您沒好好學習如何開會，實際作起來可不容易。

要開個成功會議有幾個重點要素：
1.明確會議目標：
會議目標要事先寫在會議議程中，主席在會議一開始就應該先說明本次會議目標。目標可以儘量以數字、時間、日期等量化目標來定義，會議中才能聚焦討論。如果今天是要討論會員體適能服務，就別把太多的業務議題插進來，免得節外生枝。

2.擬妥會議議程：
會議議程要先擬好，並事先發給相關與會人員，讓大家能提早準備。不然到時大家會只是帶著一個本子一隻筆到場，你問他：不用帶其他的？他會偏頭想一秒，回答您：腦袋帶了，其他看看再說！

3.謹慎挑選與會人員：
一般開會時，常常喜歡把跟會議議題沾到邊的人通通找來。事實上開會人數應該越少越好，只找有直接正相關的人來參加就夠了。每個會議的成本其實挺高，換算公式大概是：會議成本＝時薪×人數×會議時間。
如果你把業務、環保人員全找來開一個健身部的教練會議，還開個一整天，那您家老闆可是會虧大的。更何況，俱樂部這種行業還有輪值當班問題，開會太久容易造成民怨的。

4.掌握開會時間：
會議成本既然如上述那麼高，當然要速戰速決。只要充分討論、有效達到預計的會議目的，當然要準時開始，準時結束。如果能夠開的短，又少開，那就更是有效管理，功德無量囉。
切記！開會只是一種方法跟手段，開會的真正原因是在解決問題的。

5.控制開會流程：
一個會議的靈魂人物就是會議主席，他在會議中要能營造和諧的氣氛，引導並且鼓勵發言。不但要保持中立態度，並且要去減少與議題無關的爭辯與討論，這樣主席才能讓會議流程，照議程的規劃進度，平穩且有節奏的完成。


6.做成結論：
主席不但要讓大家充分討論發表意見，還要尊重少數人的意見，避免會中一面倒的情況。碰到發言內容語意不清，要協助釐清想法，引導發言者深入解釋，並正確總結討論內容，彙總結論。

7.後續行動確認
會議結果一定要有會議記錄，用來確認會議結果的後續行動方案有哪些。一般簡單的會議記錄格式基本有：召集人/記錄/主席、出席人員/簽名、討論內容、決議事項、待辦事項/負責人/確認者/期限、相關資訊等。這點千萬別馬虎，不然辛苦開的會議就功虧一匱了。

溝通是很專業的一門課，團體溝通更是一門高階課程，不過光看我的文章不會成為會議高手，要記得把這些觀念拿出來常用。提醒您，未來想在俱樂部領域當個好主管，「開會」這門課可千萬別被當了。（請參考新局網PDCA管理循環有聲課http://www.easy221.com.tw/product.aspx?Pid=10000028