管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)認為,有效管理者在做決策的時候,是要從最高層次、觀念性的方向,努力找出決策中的常數,作少數的決定,把問題消解了。所以,解決問題要著眼於最高層次的觀念性的認識,先透徹的思考要決定的是甚麼,然後研訂決策應採的原則。
解決問題,不是解決當前需要的「對症下藥」,而是要策略性的大手筆、大文章。也就是,把問題消解了、問題不存在了,才是真正把問題解決了!對於操縱很多變數,以解決問題的決策方法,彼得.杜拉克認為,那只是一種愚昧的思考方法。
所以面對問題,首重分辨何者為例行性,何者為策略性,而不是注重給答案「解決問題」。例常性的問題,應依據原理原則來根治;而偶然發生的例外,才能按個別情況作策略性的處置。
然而,例常性的問題卻有各種不同的面貌呈現,容易讓人誤判它的性質。管理者日常碰到的問題,大都屬於真正例常性的問題。但是,問題的個別發生,卻是一種症候,是別的基本問題所表現的症候,工廠中的生產管制及工程單位,所處理的這類問題特別多,只是未經過一段較長時間的分析,常常辨認不出它的例常性質。
比如說,某個射出成型的工廠,常常在掛模具的時候,出現水管漏水的問題,而拖延了調機試模的工作,浪費了寶貴的生產時間。在找到真正問題的原因前,已經花費了許多時間,在尋找水壓、或溫度的問題,以尋求延長水管的使用壽命。最後卻找到的問題是,操作人員沒有將已經有破損問題的水管,與正常可用的水管,分類管理分開存放,造成問題一再的發生。
另外的例常性問題是,在某一個特殊情況下才會發生的問題,看起來是偶然的問題,但在實質上卻是例常的問題。比如,在食品業界有年節的淡旺季落差很大的營運現實情況,節日前庫存掌握、節日後的存貨處理、以及掌握預算落差的相關產品的生產問題,每次看起來都是偶發事件,其實是每一年都會重複發生的例常問題。
還有更容易被誤判的例常問題,是屬於第一次發生的例常問題。比如SARS傳染疾病的第一次出現,對醫院的管理而言是突發的緊急狀態,而發生許多手忙腳亂、管理失誤的情形,看是應變偶發的傳染疾病,卻是考驗醫院面對傳染疾病,例常管理執行力落實的例常問題。
要從最高層次、觀念性的方向,努力找出決策中的常數,作少數的決定,把問題消解了;要判定問題的屬性,找對問題解決的處理方向,就必須在碰到問題時,不是給他一個答案,而是回頭找原因。
在釐清問題癥結原因的過程,不是要找問題內涵因素的關聯性,也不是計算這些因素的相關係數,而是要找出造成問題的因果關係,追根究底的找到最後關鍵的癥結原因。
追根究底找癥結原因的過程,對企業組織而言,就是讓工作夥伴有深度的參與機會,循著討論的過程,回頭省思企業組織的結構、流程、價值認定,就是回溯企業組織的源頭,探索組織核心價值與目的意願,建立整體共識的過程。
找到問題的癥結原因,問題的性質就昭然若揭。釐清癥結原因的過程,就是把真正問題看清楚的過程,找出決策中的常數,掌握全貌而消解問題,就不會在患到本文一開始提到的常犯的錯誤了。
所以,解決問題是找到癥結原因,把原因消除了,問題就不存在了,才是真正的把問題解決了!
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