你的工作是否需要跟客戶或跟同仁們做簡報?你是否常在簡報時過於緊張,而至表情生硬?你是否常於簡報時發現台下聽眾像是人型看板,毫無反應;你是否簡報時準備太多資料以至於無法完全陳述,只能草草了事;你是否口頭禪過多干擾了簡報的品質?.......~
這是我教學10餘年,常常觀察到的現象,這些問題並非無法改善,只要我們能有以下認知:
1.時間掌控
若簡報的時間是20分鐘,就準備20分鐘能完整陳述的內容;若是60分鐘就準備60分鐘的內容;我常常聽會聽到這樣的話:時間太短了,講都講不完...,拜託,醒醒吧!這非關時間太短的問題,這是時間掌控的問題~
2.充分準備
我所謂的充分準備並非資料準備ㄧ大落,而是相關議題你已在事前有充分的準備和了解,並於規定時間內準備報告資料,剪輯重點內容,並作一個完整的簡報佈局,從開場介紹,內容簡介到結束時能呼應主題,並預留時間做Q&A,簡報的圖文力求簡潔,並能邏輯性的陳述,要知道我們的短期記憶無法ㄧ次接受太多的訊息,簡單扼要為主~
3.誰是主角
這還用說,當然是聽眾,很多簡報的人都以為自己是最佳男/女主角,自己愛怎麼講就怎麼講,完全不理會聽眾的反應;事實上簡報該留意的是技巧,如何陳述才能讓聽眾聽起來舒服,聽起來受用,而不是ㄧ股腦地把你想講的想出來,而對方不一定埋單
4.留意技巧
簡報的幾個技巧是你看起來如何?你聽起來如何?你讓人感覺如何?因此我們需留意我們的穿著打扮,肢體語言,講話的音量,語調,咬字,節奏, 速度,和聽眾的互動程度等;我常見到的幾個現象是主講者講話速度太快,讓聽的人聽起來很吃力,而且壓迫感很大,整體感覺就很不舒服;或是口頭禪很多,例如每句開頭必說那個,每句結束必說懂嗎?整場簡報聽下來我只記得”那個懂嗎?”還有些主講者完全照著PPT唸稿,像是唸稿機ㄧ樣,讓台下的聽眾坐如針氈,最後倒成ㄧ團~
由上可知,簡報若能有效掌控時間,並於事前做充分的準備,知道聽眾的屬性並運用技巧作邏輯性的陳述,就不失為ㄧ場成功的簡報了~
以上幾點是我的經驗分享,希望對即將要簡報的你有些許幫助~
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