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 連鎖總部人力資源教育訓練管理-人員訓練檔案管理-教材-詹翔霖副教授

 

所有的訓練器材(包括教材、教具、問卷、檢討記錄、學員簽到表……等)均須進行登錄及整理，訓練單位須設立一些內部作業流程或規則來管理，以避免有人員異動時，資料銜接或重建上的困難。

 

(一)教材及教學相關之資料與教具之管理，可以課程為單位，逐一收存，這些將是下次受訓時之重要參考資料。

(二)學員記錄登錄;訓練單位須登錄學員受訓狀況，以便做為下次受訓或晉升之參考。有些公司已建有個人人事資料電腦檔者，可藉由檔案連結的方式或進行各項訓練統計分析。若人事資料尚未電腦化的公司，則可用文件的方式來登錄，個人訓練記錄表範例如附表。

(三)訓練場地資料：場地的大小、設備、費用、及聯絡人姓名……等訊息，可用透明簿加以保留，以作為下次舉辦之參考。

(四)講師或外訓單位(如企管顧問公司)之資料留存:訓練單位可自行建立外界講師資料庫，將曾經與公司合作過之講師或公司建入，以做為往後合作的參考。若公司有內部講師者，可製作講師授課記錄，以登錄講師之授課日期、課程名稱、課程滿意度……等。

(五)訓練相關文件之留存:如訓練需求調查表、課堂問卷、查檢表……等。

 

訓練資料的管理，最重要的原則是：不要留沒有用資料，留下來的資料，要能方便取用。

資訊能幫助主管下決策及執行部門的管理工作 ，訓練部門可建立一個訓練資料系統，支援訓練部門各項工作的進行。

n  訓練資料系統可涵蓋下列七類的資訊。

組織環境資訊	組織環境資訊讓訓練經理瞭解企業面臨的環境變動，而能及時地提供對應環境變動的新知及訓練。
員工受訓資料庫	員工受訓資料庫能提供員工的受訓記錄，便於訓練部門做訓練規劃及提供給人事部門參考。
講師資料庫	講師資料庫能讓訓練部門找到最適任的講師。
訓練Know-How資料庫	訓練Know-How資料庫包括各種教材、手冊、書籍，是訓練部門累積知識的重要來源。
訓練設備資料庫	訓練設備資料庫能讓訓練部門有效地管理、維護、更新各項訓練設備。
訓練場地資料庫	訓練場地資料庫能方便訓練部門。找到每次訓練的最適合場所。
預算及費用管理系統	預算及費用管理系統能幫助訓練部做好訓練費用管理及控制