一天24小時,扣掉睡眠,幾乎一半的人生給了工作。
人說,家是講情的地方,給我們愛與關懷;
職場,每天上演各種利益角力戰,可以理性與感性兼具嗎?
「同事間的複雜關係,最難處理,」
東海社工系主任彭懷真直指上班族的無奈。
他認為,上班等於進入永無止盡的人際戰場,
你既不能輸,輸了沒前途;
卻又不能贏,贏了沒和諧友誼。
人際關係專家卡內基提醒,
「工作中最痛苦的,莫過於想討好每一個人。」
先有這層認知,然後才能自然地與同事相處。
◎肯定同事的工作價值是同事相處之道◎
儘量看到同事工作的價值,才能減少工作上的紛爭。
艾森豪將軍曾有個參謀,經常與他意見不合,時有勃谿。
有一天,他決定請辭。
艾森豪問他:「為什麼要走?」
參謀老實回答:
「我和你常意見衝突,你大概不喜歡我,不如我另謀出路算了。」
艾森豪很驚訝說:「你怎麼有這種想法?如果我有個意見一致的參謀,
那我們兩人當中,不就有一個人是多出來的?」
最後,艾森豪把參謀給勸留下來。
包容不同立場,多肯定同事對公司的不同貢獻,
是建立職場良好關係的起點。
◎爭到了理,也丟了情◎
「理是永遠說不完,」
彭懷真認為在職場中,理是多面呈現的,
一旦你爭到了理,也丟了情。
如果非要爭,他會採取「100公尺自療法」,緩和情緒。
他刻意將系辦公室和研究室隔開,約距100公尺,
負面情緒上揚時,他利用這100公尺,決定要不要吵。
「通常我走了100公尺,氣也消了一大半。」
◎溝通,良好工作關係的關鍵◎
接下來的考驗,在於如何溝通的智慧。
「樂在工作」作者魏特利強調,
建立良好工作關係的關鍵,就是溝通。
最偉大的溝通技巧,在於重視別人的意見。
溝通技巧「傾聽,是有效溝通最重要的關鍵,卻也最容易被忽略。」
魏特利認為,讓別人了解你很重視他們不難,仔細傾聽即可。
但是,在既忙碌、壓力又大的工作中,如何能耐著性子傾聽?
掌握溝通的三個重點:
溝通專家庫比恩(Qubein)提醒說者掌握三個重點:
▉具體、有組織地說出來。儘量以討論問題,而不要用指責的方式提出想法。
▉對主管說話要簡明扼要,丟問題前先擬好解決腹案,主管會較願意溝通。
▉讓對方覺得與你溝通有收穫,下次傾聽的耐性會提高。
溝通考驗說者,更考驗領導者。
◎「畢馬隆效應」是最高境界◎
畢馬隆效應曾在美國哈佛引起廣泛討論,
他們認為最成功的領導者,能對別人有很高的期許,
並且幫助別人活出這高的期望。
關鍵在於,如何引導。
「當你要求別人做事時,要去引發他心中做這件事的渴望。」
溝通專家舉例,每個人都知道釣魚時,
不能拿自己喜歡吃的東西餵魚,
運用在職場上也是同樣的道理。
◎溝通需要經營◎
溝通暢行無阻,建立良好工作關係才有可能。
溝通需要經營,每個人都有責任:
一、創造溝通環境
一踏進智邦科技公司大廳,赫然發現大門右邊,
多出一張明清古董桌,緊鄰接待櫃臺旁。
「這是執行長的辦公位置,」
智邦總經理李鴻裕認為員工常跑來跑去,
總會經過大門,如果主管的位置就在那,
很方便聊上幾句,溝通就發生了。
創造面對面的溝通環境,
是為了「在網路溝通外,找到平衡點,」一身書卷氣的李鴻裕堅持。
他認為網路溝通一刀兩刃,雖有助於將想法文字化,
迅速擴散出去,但不能因此削弱與員工互動的機會。
二、建立正式溝通管道
每月一次的「全民開講」,總經理親自主持;
每兩星期一次的「真情相對」,
員工和主管喝下午茶閒聊,有問題直接反映。
◎虛擬團隊很重要◎
「公司有很多社團活動,讓你有機會接觸不同部門的同事,」
從德國回來的古國志,在社團找到投入工作的著力點。
社團,豐富了人際相處的話題,也增加橫縱向溝通的契機。
員工透過各種社團活動建立非正式的關係,
例如與新竹鳥會舉辦「新竹賞鳥季」、
邀請自然生態學家演講、闢建生態公園、
教大家培植有機芽菜、教員工小孩下棋,
溝通四面八達。
◎在工作中談心◎
許多溝通專家同意,職場除了講理,也要談心。
人際專家黑幼龍建議,與同事平時要多談心。
一開始可能有點難,不妨從問題開始:
1.你過去這一年來最有成就感的事?
2.你覺得最近工作最愉快/挫折的事?
3.你未來的計劃?
有點害羞的陳小姐鼓起勇氣問鄰座同事,
你這一年最有成就感的事是什麼,
很少閒談的同事回答:
「上次幫你完成跨部門協商,圓滿結案,我很有成就感,因為我覺得我們的理念有點相近。」
陳小姐很驚訝,沒想到隔壁坐著一位志同道合的同事,從此兩人無話不談。
「幫助對方清楚未來方向、心情分享,就是最好的談心。」
黑幼龍認為,同事之間若能從單純工作項目的溝通,
提升到情緒,甚至價值觀的溝通,自然產生親密的職場關係。
◎打考績是最好的談心時機◎
台灣雅虎總經理李建復,經常與部屬進行價值觀的溝通。
他認為打考績是最好的談心時機。
他通常藉著打考績,發掘部屬工作背後的問題,
也許是家庭或感情問題困擾,影響工作表現。
他以朋友之姿對待。
在深談中進入個別內在的溝通,
傾聽他們對未來的想法,
然後站在他們的立場考量,
而不是從公司利益出發給建議。
「我用『情』牽住同仁,而不是『利』。」
接任台灣雅虎沒多久,
與李建復共同打拚的工作夥伴,
絕大多數是前公司跟著跳槽過來的。
◎回歸人性◎
「辦公室應該是有條件講情的地方,」中華投信協理林志明主張「曖昧管理」。
他認為有些事要睜隻眼、閉隻眼。
例如員工要「溜」回家兩小時,處理漏水的管線,就讓他去吧,
換成自己,也會心煩,反而做不好事。
多一點同理心,自然建立好關係。
「921地震」當天,富邦集團董事長蔡明忠親自打電話,一一問候災區每個主管。
他劈頭只問:
「你有沒有怎樣?」
「你家有沒有怎樣?」
「你家人都好嗎?」
一位男主管哽咽說:
「『老大』(暱稱老闆)打來都沒有問公司有沒有怎樣,
只惦記我們,叮嚀主管們要去看其他員工,給予必要的協助。」
這位主管認為自己比其他災民幸運,因為有富邦可以倚靠。
富邦長期投入原住民教育,前陣子邀請三百多位原住民小朋友,
來台北「城鄉交流」。
有限的人力面對突然暴增的工作量,
富邦基金會總幹事闕瑞紋形容大家「快瘋了」。
基金會執行長,董事長太太陳藹玲,主動要求停擺其他工作,
只做「城鄉交流」的活動,讓大家有喘息的機會。
最近,每個富邦員工收到老闆的e-mail,
集團今年不辦尾牙,將錢省下來,拿去災區。
這項作法獲得全體員工支持,
很多部門主管私下表示:「沒關係,我會請啦。」
因為持續挹注資源,協助災區經濟重建,富邦員工特別能感受過年對災民的意義。
「我們正在想那些家裡發生不幸,災民如何過這個年時,老闆居然想得比我們更快,」
闕瑞紋紅著眼,肯定老闆細微的體貼。
體貼關懷,人性化領導,將富邦數千名員工的心,緊緊繫牢。
◎說服不如影響◎
除了用心待人,更要以實際行動影響別人,這比唇槍舌戰有效。
台灣卡內基副總經理黑立言,
幾年前因應科技時代需要,花一大筆錢更換公司電腦,
但這個採購案並沒有得到老闆──父親黑幼龍的批准。
父親找他溝通,提醒他目前的職責不足以做這樣的採購。
黑立言當時有點氣,心想他真古板,不是該提升設備迎接資訊化,工作才有效率嗎?
仔細再想,父親有道理。
如果以當時的職位在外面工作,的確沒權力進行大手筆的採購,
於是他虛心接受指正,遵守公司政策。
黑幼龍見兒子願意改進,當然也樂於傾聽他的想法。
這時黑立言不多說,直接教他如何使用電腦、e-mail等等,
「讓他自己感受科技帶來的便利與必要,」時間久了,
他也覺得這項採購是有價值的。
與其推銷一堆網路科技的優點,不如直接採取行動,比言語說服省事。
「中國人容易被影響,而不容易被說服,」彭懷真教授相信。
他認為中國人不擅長使用權力,卻喜於運作影響力。
古時縣太爺旁的師爺、皇帝旁的太監,權力不大,影響力卻不小。
職場亦然。例如跨部門會議常因本位主義作祟,意見不合。
不妨施以小惠,先到最難溝通的部門走走,送點禮物聯絡感情。
作家張大春當年在時報寫稿,平時常贈書給工作人員,
因此即使他拖稿嚴重,延誤期限,也會有人願意幫忙處理。
建立非正式關係,有助工作進行。
彭懷真利用午休,找系上同事跳韻律舞,
「既健康又可拉近關係」。
每次開會,大家有共同話題聊,氣氛熱絡,
討論提案就不容易打結。
◎說得巧,可化解衝突化解衝突◎
說話技巧是一招。
有家電子公司急需工程師200人,結果人事部門只找來120人。
年終打考績時,人事經理績效被打「差」。
人事經理秘查,原來是工程部主管打小報告,說他覓才不力。
人事經理喊冤,怒斥工程部主管領導無能,留不住人。
從此部門嫌隙擴大,直到公司請專家上課,訓練員工說話技巧,情況才好轉。
工程部主管改口:我知道現在人才難找,人事部費盡心力找來120人,值得肯定;
只是如果能多找80位工程師,對公司整體獲利以及業績成長,將會很有幫助。
聽了這番話,人事部門當然願意加把勁找人,衝突自然消弭無形。
「要求別人前,先肯定對方,」人際關係專家卡內基強調。
◎網路溝通影響工作關係◎
「網路溝通對工作關係有100%的影響,」台灣雅虎總經理李建復坦言,
網路讓好或壞的溝通都更容易,要謹慎使用。
李建復認為,直接走入對方辦公室溝通,前製時間長,能多一些冷靜思考;
網路溝通則沒有太多時間讓你修正或後悔。
網路沒有表情,難以表達情緒。
他建議,寫e-mail時多加些符號,讓收信人感受你的情緒。
因為一按了「傳送」,信息永遠追不回來,可能一輩子的友誼也毀了。
「先建立積極的人與人溝通模式,網路溝通工具才有幫助,」黑立言有感而發。
他認為e-mail的副作用是,導致人與人溝通的練習,變得很缺乏。
許多人因此得了「語言能力退化症」。
微軟某事業部總經理,在一場國際會議演講時,提到兩個真實例子。
在一場產品發表會上,微軟工程師正聚精會神,
盯著電腦螢幕示範新產品。
突然電腦出狀況,人群開始鼓譟,
工程師又不知如何與現場觀眾溝通,
只好悶著頭猛修程式。
修了半天未成,滿頭汗的工程師手足無措,
呆望著黑漆漆的螢幕半晌,乾脆抱起電腦走掉,
留下全場目瞪口呆。
另個例子是,有位工程師站在台上發表產品簡報。
因為緊張的關係,他在台上走過來走過去,走了好幾趟,
結果底下麥克風的線把他的腳團團纏住,令他動彈不得。
他惱羞成怒,竟對著與會者罵起髒話,會場一片尷尬。
溝通方式直接衝擊工作中彼此的關係,可以預見,
在未來科技社會裡,人際溝通更顯重要。
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