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作者：杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)
汽車，是一項非常便利好用的代步工具，現代人幾乎不可能不用到它。但假使有人開著車子出門，卻只是為了到隔壁的便利商店買東西，聽起來恐怕會讓人覺得這是一件相當荒謬可笑的事。但是，在我們日常工作、生活當中，類似的情形難道不是經常發生嗎？
舉個例子來說，透過電子郵件可以把一個訊息同時發送給許多不同的對象，傳送速度極快，費用也相當便宜，的確非常好用。但一家公司中的兩個人，透過內線電話對談五分鐘便可以解決的事情，如果還要透過e-mail，打字寫mail、回覆、回答不清楚再問一次…。來來回回花的時間可能是打電話的十倍以上，溝通的效果卻不見得好。
又好比說，以前開會做簡報，可能是一邊報告一邊在白板上寫字畫圖，相當費事；如今，絕大部分公司開會，都是利用微軟的Power Point軟體製作投影片，精美、方便又省錢，而且透過動畫功能可以讓不同內容分批出現，藉以導引聽者的思路。可是，如果漫無節制地在投影片上加入複雜卻無太大意義的動畫、音效，乃至於各式各樣花俏的圖案，反而浪費時間，聽報告的人也很可能被弄得一頭霧水。
這些情形跟開著車子出門，卻只是為了到隔壁的便利商店買東西，豈非有著異曲同工之「妙」？
近來在網路應用方面相當流行e-learning。這對於員工人數眾多、分散各地的公司而言，如果需要持續、高頻度地對不同員工進行教育訓練，的確是一種非常好的解決方案。然而，是否所有的教育訓練都應該完全搬到網路上進行？對於一家只有十多位員工且集中在一間辦公室裡頭的公司，是否那麼迫切地應該馬上採用？如果課程內容的壽命不長，或是使用的頻度不高、人數不多，利用開會、書面化等既有的方式，可能比e-learning還要方便且有效。
事實上，效能強大的工具，其優勢通常來自於速度快、可重複使用等特點；但相對地，這類工具的初期建置成本通常較高，或是使用前需要較長的準備時間。因此，效能強大的工具，比較適合用在處理「大量」的事物上，例如長距離、使用人數多、頻度高、資料筆數龐大等等，透過「大量」，使得初期投入的各種成本經過平均之後顯得相對低廉、有效率，如此一來，效能強大的工具才能產生其應有的效益。而不是擁有一項好的工具之後，便無處不用；有些時候，最原始的方法反而是最好的解決方案。
因此，當我們考慮是否要採用一項新的工具時，應該先要冷靜地思考這項工具的用途與用法。一味地排斥，固然得不到運用工具所帶來的好處；但如果過於迷信，同樣產生不了太大的效果。因為一項好的工具，其應用的重點並不是「多用」，而是要「善用」！(Y21101)
(本文取材自「聯強EMBA」，為聯強國際集團內部管理課程主題)
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