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機敏資料管理要則 打好存取權限控管基本功
延續上篇的機敏資料盤點要則，談到機敏資料的分級與管理，在分級過後，接著就要透過一些實務性的做法，監控資料出入的可能管道與方法，從郵件、列印、FTP、網頁到P2P，機敏資料的控管可能包括了系統及網路（管道），在本篇我們著重談到資料本身的管理，例如運用權限管理來控管存取控制來確保分級後的機敏資料，得到確實有效的保護。
在個資法通過後，大部分的政府機關及企業組織大多已著手進行相關因應，但就像剛開始的機敏資料分級談到的，有多少銀兩、做多少事，既不能每種解決方案都買，也有風險與成本投資平衡上的問題，這時，倒不如務實的先把存取控制做好，一邊就可以理出最適合組織的最佳管理實務，屆時，再搭配採購欠缺的設備來補強存取控制無法做足的部份。
流程面、角色的權限存取控管
針對機敏資料的管理，可以透過權限管理在既有的流程面上得到更加嚴謹的控管，例如說對於被保護的機敏資料存取，必須提供更嚴謹的機制，運用資料標示分類、角色存取控制、欄位/列存取控制、時間存取控制的方式，強化對被保護資料的存取管理。資料標示分類也可以提供資安人員清楚定義不同資料的安全等級，以提供相對應的存取管理機制，接著運用角色、欄位/列、以及時間存取的控制方式，結合內部稽核管理方式，確保被保護資料不被任何非法的管道取得。
不過，角色的權限界定會隨著業務更動而改變，在一些業務變更快的產業更是一大挑戰，例如說電子商務產業對權限的界定是非常複雜而困難的，由於時常要推出新的業務，像是貨物迅速拓展到香港、大陸等通路，可能就會有輪調的狀況出現，權限的控管若未能與時俱進便失去意義。
為了要達到「最少的資訊揭露原則」，就要一一審視每個人的工作需求為何？之後，又要再對應到可能會有什麼樣的存取權限。而在組織變動如此大的環境下，可能就得定期審視工作說明書，才能確保人員權限都能適得其所。曾有過一個案例是－總經理特助擁有全公司所有系統所有的權限，原因是，總經理隨時都要看。但其實這是相當荒繆的事情，應該要有職權區分(SOD, Separation of Duty)的觀念，才能夠互相監督、制衡。
另外，越高層的主管越容易成為犯罪集團的目標物，以一個外部人士來看，要取得一個集團高階主管的名單，比起某個資訊人員更來得容易，也因此高階主管其實並不需要過多的權限，只要按照工作項目、角色去分配權限，而不是按照職權高低，因此高階主管權限原則是夠用就好，反而不應該有最大的權限。例如富邦momo資訊副總丁銘傳就曾表示，自己雖然掌管資訊部門卻沒有太多的權限。
權限控管的實務難題
企業組織中常見的現象就是人人身兼數職，因此，無論是業務的執行或是資訊系統的使用，常因為沒有適當的職能分工而造成作業缺乏獨立性，若資訊人員掌握了公司所有資訊系統的最高權限帳戶，除了可以在資訊系統上執行任何指令，甚至可以清除所有不法的紀錄，而使用者亦可以透過簡單的串謀來取得高度的權限，這時如果公司缺乏專業的監督，資訊人員以及內部員工幾乎可以隻手遮天，輕鬆的竊取、篡改，甚至藉由販售機密資料來謀取私利。IT人員反而成了企業內最大的資安漏洞，因此，內部的資料交換機制，建議可由資訊部門設計邏輯，但所有行為受到監控，例如IT人員負責將監控工具設定好之後就交給稽核來監看，但同時稽核也受到監督，環環相扣，形成互相制衡的權限控管。
除了蓄意的風險之外，員工的疏忽亦可能伴隨著過度授權而產生相當程度影響。許多作業的「執行」與「覆核」幾乎都仰賴同一個人來負責，如此的情況，就如同寫錯字的人再次檢查自己寫的文章，檢查出錯誤的機率將可能比第三方覆核要來得低，且獨立性也備受質疑，而只要是存在人工作業的環境，疏忽是絕對在所難免的，這也是造成資安事件無法有效降低的主要原因之一。過度授權所帶來的影響，也許會讓企業經營面臨難以復原的衝擊，企業仍應審慎衡量，在資安事件所帶來的損失與增加人力所增加的成本之間，找出一個適當的平衡點。
規模較大的公司分工較細，在層層的監控與覆核之下，問題將很容易被偵測到並予以解決，而中小企業因為規模比例的關係，只要一個小小的環節沒有注意，其所可能引發的風險將會非常地廣，影響也將非常地大。也就是說，大企業要掌握一個較高的風險，必須要在許多環節上進行控制，中小企業，則是掌握重要環節即可避免眾多的高風險。例如說至少2名資訊人員，相互監督，適當職能分工以避免過度授權。以及資安人員不再只當救火隊，至少應做資安事件的統計分析，找出關鍵風險並對症下藥，避免相同事件一再發生。此外就是以企業營運重點需求規劃資安標的、範圍與控制措施。
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