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【財經企管知識】〈聰明進出會議室〉什麼時間適合開會？

文／蔡祐吉

在東方傳統的觀念裡，兩方較勁的運動比賽中，很講求所謂的天時、地利、人和。時間地點對了，加上一點「主場優勢」，就能取得先機，未開戰先屈人之兵。

會議場上，也講求天時、地利、人和。不只是先前我們曾經談過的「會議地點的選擇」，事實上，「什麼時候開會」的「時間點」，也會影響一場會議的順利與否。尋找適合開會的時間，有幾個可以判斷的標準：

一、人的因素

畢竟會議的主體是「人」，找出與會者共同能夠參與會議的時間，是開會的先決條件。如果多數的與會者都不能到場，空有議題跟場地，也無法成會。

二、事的因素

會議主題的急迫性，也影響會議時間的安排。比方說，公司出現經營危機，必須立刻會商應變，就不可能慢慢籌備，等到幾天、甚至一兩周後再開會。

三、地的因素

有時候開會還牽涉到場所的問題。簡單的內部會議很好解決，三、五人圍坐一桌就可開會，但如果是大型會議，就得看公司裡有沒有適合的會議室，以及會議室有沒有空檔可以登記。如果要外租會議空間，檔期更是必須考慮的重點之一。

一般來說，早上開會的好處是大家的精神狀況比較好，下午開會的優點，是必要時腦力激盪的時間可以拉長。再者，儘可能不要用到「下班前夕」或「週五下午」這種時間開會，因為在與會者想下班的「期待心理」下，會議的效果可能大打折扣。

不過，如果是在外商公司，想必有很多人是逃不過半夜必須強忍睡意，上網開「視訊會議」的煎熬了。（世新大學〈議事溝通〉課程講師）

‧會議小提醒：

1.視會議性質的不同，安排適合的開會時間。

2.建議從人、事、地等角度，評估開會時間。

自由時報-971020

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