新手必須在上任的三個月內,就取得老闆的信任。如果超過了這個時間,蜜月期的黃金時間一過,該有的績效及表現也會大打折扣。
因為老闆光從你過去的經歷,很難了解你的能耐。如果老闆都不知道你在做什麼?那未來的相處之路就會很累了。而通常老闆對新手不是期望過低,就有過度的期望。
老闆不知道IT可以幫公司賺錢的原因,一是沒有講讓老闆聽得懂的話,這方面需要良好的語言表達技巧;第二個問題是新手也沒將公司的願景,與IT的策略連結在一起,以便讓老闆能夠信任。
初到公司時,一定要與老闆保持密切的溝通。這是因為自己對公司還不是非常了解,而你在這個時候問任何問題,也不會有人覺得你是生手而嘲笑你。所以,CIO應該把握這個黃金時間,把這家公司重大的問題都弄清楚。
與老闆面試的過程最重要。應徵者可以藉著這個機會,知道自己在老闆心中的定位為何?當初我在跟現在老闆應徵時,前後總共談了六個小時的時間。在這六個小時之中,大部分是我傾聽老闆闡述公司定位、過去歷史發展,以及公司年度預算計畫、各部分方向及運用等等,讓我對公司有初步的了解。當然,光是這樣了解還不夠,因此,我會在例行的經營管理會議中,注意聽各個部門有關預算及目標達成的原因。
在上任初期的三個月內,做以下幾項重點工作:
一、了解內部。其中最主要的是MIS部門成員,這是因為彼此都是新認識,也不了解雙方的過去。所以我的工作重點在於:讓員工能了解我的工作習慣,並尋求他們的信任。同時,我也試著畫出部門的新組織圖。別小看了這個動作,畫組織圖是很重要的一件事,因為要改變過去現況,一定要改變組織架構才行。
二、安撫外部員工。其實我在與前一任CIO交接時,我只請他告訴我公司各部門的關鍵人物是誰?其他的問題我一概沒問,因為每個人的行事風格與作法都不同,了解公司重要關鍵人物反而應該最重要的問題。之後,我就立刻連續拜訪這些各部門的關鍵人物,並問他們以下問題:公司現有系統有哪些問題?該部門的工作內容及重點為何?相關預算是如何編製的?誰是審核預算的關鍵人物?誰與這些關鍵人物熟悉?誰是負責的窗口?這些人對各項預算有什麼看法?未來有什麼問題正等待解決?有沒有哪些是已經規畫,但還沒有完成的案子?
結合公司願景,提出工作報告
三、交出未來三年的工作藍圖。我在到職後的三個月,就向老闆提出一份未來三年的工作藍圖。這份報告的內容包括:更動過後的IT架構、公司未來策略及願景、未來IT架構的支援、相關資源及估價、人員、時間優先順序表……,做為日後工作先後的重要依據。我也趁此機會告訴老闆:今年的計畫是先做這張藍圖上的哪一塊內容?而隨著任職的時間增長,對公司的了解越深入,我提給老闆的報告已經從第一次的一頁,到去年已經擴展到一本書那麼厚。
四、展開新專案。而在上任的三個月後,我立刻展開兩項約千萬元左右的專案,一是建構最終使用者(End-user)的內部網路(Intranet)系統,另一個則是針對高階主管資料加值運用而開發的資料倉儲設備。特別值得提醒的是,這兩項計畫都不會與現有核心系統衝突。要知道你剛進公司,推出一個具衝突性的專案,絕對會造成很大的反彈,同時對自己不利。我認為初進公司之際,「做一個大案」絕對是一個重要的試金石。因為錢(預算)絕對不是問題所在,重點在於:老闆是否信任你。一旦雙方互信的基礎不能建立,我想以後你工作起來就會很累。所以我認為「做一件大案」的行為,代表了兩大意義,一是看看老闆信不信任你?其次,公司在通過任何花大錢的決策形成時,都需要說服相關部門的重要關鍵人物,這些人才會願意買單(為了尋求這些人的背書,我都會在事前召開會議,先行說服每一個人,而真正的預算審查會議上,只是再重複發布一次新預算的內容而已)。如果你能說服這些人支持你的預算,也等於是向老闆宣示你有掌控整個部門的能力。
花預算是一種本事及勇氣
要知道,當老闆決定雇用你時,其實表示老闆有心期待新的改革。不論你的提案是否一定成功,反正在三個月內橫豎是一死,還不如展現出一番作為,讓老闆覺得氣象一新。
個人認為,「用錢來建立績效給老闆看」是很重要的。因為花錢也是一種本事,沒有這樣的勇氣,老闆絕對可能不會認為你有成大事的能耐。CIO新手唯一要記住的是:不要把所有人員及預算的風險都由自己一人擔。因為提出一項花大錢計畫的風險不低,包括了:對公司內部不熟悉、所用都不是自己人……。但是,有錢才好辦事,而金額越大,就越容易吸引老闆的重視,也會督促內部其他人員及資源的支援。其次,就算案子做不成功,新手CIO也不要太將得失放在心上。只要能徹底檢討失敗的原因,避免日後的失敗,也算是學得一個難得的經驗。特別是如果老闆不願提撥預算,那案子的未來生敗風險更可順利移轉給老闆,為什麼不試著去做呢?
根據個人所接觸到的許多真人實事的經驗顯示,一旦CIO不花公司一毛錢就可以讓專案成功,最後老闆就會產生「以後都可以不必給你任何預算」的想法。但是在上任初期,提出花大錢的預算計畫時,CIO一定要確信IT內部能夠形成共識並統一對外,這樣專案成功的機率才會大。
「三個月」是老闆對新主管的忍耐極限
老實說,我把自己提計畫的時間表訂在「三個月」,其實也是因為人性的考量。因為如果你到職後一、兩個月就提工作計畫,老闆可能會認為你在還沒有深入了解公司現況下就提,這樣在對組織不夠清楚之下就冒然提出,可能會產生很大的誤差。
但是,如果任職超過三個月再提,可能因為老闆對高階主管的期待有限,就此認定你可能不會有什麼大的作為。我常喜歡把CIO這個職位比做商品,假使老闆對你的期望是做一個高級LV品牌的事,但如果CIO都只做一些地攤貨的事情,老闆鐵定會對你非常失望。我認為這是「政治因素」,而非關個人能力問題。
在我上任的初期,我常會因為雙方的看法不同,而主動找老闆問「為什麼」?老闆就會把他思考的前因後果說一遍,這樣有助於我清楚地了解老闆的價值觀。而現在,老闆除非在遇到使用者告狀,或系統出問題,或有新的想法與IT有關時,才會主動找我。這也是另一種程度的了解與信任。
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