直擊企業會議現場--掌握分秒，立下決策
http://tw.news.yahoo.com/031121/22/bcd0.html
文／陳雅慧、陳一姍
創意會議如何聚焦執行？跨國會議又如何爭取效率？他們遵循什麼原則，讓會議開得順暢又有效？
運籌廣告 先問一個好問題
天馬行空的廣告創意，並不是由一群無所事事的才子信手拈來，背後其實靠著一套精密的流程在掌控。
9:00 會議開始前
早上九點半，運籌廣告的辦公室空空盪盪，似乎還在沉睡，但會議室燈火通明，已有兩位同事忙著準備開會。廣告公司的會議室裡，桌上擺著煙灰缸，靠牆四層的櫥櫃裡，各式各樣廣告創意獎座側身在裡面。
早到的同事一邊喝咖啡、一邊輕鬆吃餅乾。這是一場為某家航空公司腦力激盪創意的會議，專案負責人在會議開始之前，就忙著先把電腦打開，讓簡報系統順利運作，投影機打出產品定位的金三角。落地窗上擺滿競爭者各式各樣平面廣告稿。桌上也排好了這家公司過去做過的廣告，這些都是他們加班準備的成果。
9:50 會議開始
副董事長葉明桂一進辦公室脫下西裝外套，抽完一支煙，九點五十開會，先由「苦主」（problem owner）報告背景。這段背景說明首先界定了產品的定位和限制，將創意先侷限在一個固定的範疇。
會議主持人則是由客觀的第三者擔任，今天是葉明桂。專案負責人根據準備的簡報一張一張地說明，被邀請參與的別組同事，也可以一一提問。
瘦瘦的葉明桂像一個冷面笑將，在過程中冷不防面無表情的講一兩句笑話，年輕同事一些脫韁的點子就順勢脫口而出。在笑聲中，葉明桂仍理智地要紀錄同事一一寫下。
運籌廣告公司其實對於創意如何形成，都已有成熟的經驗和操作公式。
譬如，一個好的會議主持人遵循一定的原則，可以掌握創意會議的靈魂。
因此，不是每一個人都可以擔任會議主持人。只有上過集團的訓練課程的資深主管，才有資格主持大型的動腦會議，運籌目前只有三個人有資格。
這三人必須具備五大條件，包括：保持中立、讓每個人有發言機會、主動掌握議程、鼓勵不同意見，並歸納重點結論。
10:30 腦力激盪
背景說明後，接著就是動腦時間。創意必須是有效率的，不是枯坐最後就會水到渠成，四十分鐘是腦力激盪的上限。運籌的會議裡有一整片的窗戶、一整面牆的白板和一片空牆可以張貼白報紙。到處都可以記錄天馬行空的點子，根據紀錄下的素材，看看競爭者的廣告，愈來愈多點子浮出，窗玻璃也記錄著「愛之船」、「love in the air」等片段靈感。
11:00 中場休息
四十分鐘到，接著就是中場休息十分鐘。這段時間內由「苦主」根據產品的資源限制，以及效果選擇幾個最好的創意，同時也把次好的挑出來。這些次好的普遍就是有一些「但是」的因素，譬如，「點子很好，但是錢不夠」或「但是來不及做」等。
11:10 中場休息結束
這時再回到會議室的目的就很明確了，就是要大家一起想辦法，把次好創意裡頭的「但是」去除。這時可能就會有更好、更實際的想法出來了。
11:30 會議結束
在離開前，葉明桂說，「未來還有更新的做法，其實腦力會議只要五分鐘就好了！久了也沒用，創意就在最初那五分鐘。其實，更重要的是問一個好問題，勝過想好的答案。」
寶僑家品 議後速決，決後速行
十月十八日台北時間十八點三十分，美國東岸時間早晨六點半，寶僑家品一場橫跨二十五個國家公關部，有關企業網站設計的電話會議剛剛開始。
「首先請在電話旁邊的人，明天寄一封電子郵件給我，讓我知道你確實參與了這個會議；另外，請提出計畫，何時才要重新設計你的網站，」主持人皮勒在辛辛那提那端，開宗明義地說。台北端，寶僑家品公共事務部協理胡馨如，立刻記下。
清楚的結論、議程，加上資訊系統的輔助，這個擁有三百多個品牌，橫跨七十多個國家的一百六十多歲巨人，儘管組織複雜，卻井然有序。
身兼台灣公共事務部、品客洋芋片中華區品牌公共事務主管，及兩項討論重大事項的任務編組：大中華區、台灣領導小組成員，胡馨如有四種頭銜，平均一天要開兩到三場會議：「我們內部常常說Alliance（讓我們達成共識！），開會把事情講清楚，我覺得這是很有效率的方式。」
有彈性，能夠配合專案做調整的資訊系統，是幫助身兼數職的組織人，快速轉換身分的利器。在寶僑只要專案有需求，就可以向資訊部門申請一個網路空間，專案主持人可以分門別類把相關文件歸檔。譬如，胡馨如要找台灣領導小組的資料，她只要進入專區，相關文件都在裡面。「小組要是跨國這樣溝通最方便，」她說。
反映在會議的紀錄與追蹤上。多數專案區，都會開闢「會議」這個檔。點開一份會議紀錄，決議內容、執行人、執行日都清清楚楚。點開一份開會通知，第一個議案就是明明白白，追認上次會議紀錄與進度。
「我們這裡很難議而不決，決而不行，」胡馨如說。
事前議程規劃與事後紀錄都要求清楚明白，已經內化成寶僑人的習慣。譬如：有時候開會討論有點岔題，不用主席提醒，做紀錄的人就會很負責地問：所以決議是什麼？我要這樣記錄了喔！把討論給拉回主軸。因為寶僑的慣例是，開完會，會議記錄就立刻完成，可以立刻傳給與會者和歸檔。「今天的事不要等明天解決，因為明天不會比較有空，」她一邊說，一隻耳朵還在聽電話會議。
而她的心理已經在盤算網站改版計劃，因為一旦明天的電子郵件回覆出去，會議紀錄就得變成行動方案。
天下雜誌286期 2003/11/1
