24h購物| | PChome| 登入
2004-01-26 16:22:06| 人氣37| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

work - 秘書

推薦 0 收藏 0 轉貼0 訂閱站台

那天無意間聽到她年底要走
她是別的部門外聘的秘書
有三十歲了但還是很漂亮
以前還是新航的地勤人員
嫁給了空中少爺
後來 她來我們的公司做兩年多的外聘秘書

公司裡的正式秘書助理越來越少
所以每四五專業經理人就會分給我們一個外聘的秘書
就是因為是外聘的
所以能做算很少 (算很輕鬆)
而我們這些專業經理人也不會叫他們做什麼特別的事

尤其我自己喜歡自己來
所以我們部門的秘書只會幫我定開會房間
找公司檔案資料
和定商務旅遊行程

那天
我跟那位外聘秘書一起吃飯
她說她找工作不是很順利
所以我問起她的面試
她說她在面試時
會直接告訴面試官 她不能馬上完成簡報工作
之後
我就跟她談別的了
理由很簡單
我覺得她不適合當秘書

很多人當秘書
以為只要漂亮
會英文就行
其實秘書需要很專業的

秘書的外型是公司與老闆的形象之一
倒不定要漂亮
但要專業 要會接電話的禮儀 與基本國際 禮儀
誰打來了 什麼時候 有什麼事 需不需要回電 等等
再來就是
什麼人打電話來 應對上也有不同
專業秘書需要適當的過濾老闆的電話

老闆的行程也需要安排與管理的一清一楚
對公司各部門業務需要了解
而各部門在做什麼也需要知道
老闆的文件與 e mails 都需要過濾
看那些事是需要優先處理
那些事是他看看就好
要分類
還有 不管你看了什麼東西都不能說
也不能發表自己的意見

老闆還沒開會前
就要把開會的人找齊
所以開會時間不會延誤

開正式會議時
你還得比別人早點
確定座位擺設等等
而開會的簡報要多影印幾份
因為總是有些人會忘了帶他們的簡報
專業秘書也要做會議記錄
所以英文 short hand 可能需要

還有很多大老闆都不會電腦
也不會做簡報
所以有時候他會在紙上
畫畫寫寫
這些都需要秘書把他弄到電腦簡報上
而秘書不會做簡報 就得花功夫學一學呀
更不用說操作多功能影印機了

最後
有檔案管理
當老闆給你任何檔案
你還得用Excel 記錄下來
檔案名稱
時間 還有放置位置
所以可以快速搜尋到資料

總之
當個專業秘書
不是個容易的事
用外表只能撐個十年罷了

我要檢舉
台長： 焦糖嗎啡
人氣(37) | 回應(0)| 推薦 (0)| 收藏 (0)| 轉寄
全站分類: 工作甘苦(工作心得、創業、求職)

我要回應
否 是 (若未登入"個人新聞台帳號"則看不到回覆唷!)
* 請輸入識別碼：
請輸入圖片中算式的結果(可能為0) 
(有*為必填)
TOP
詳全文