只要懂得方法，絕大多數的工作只需要5分鐘時間，就可輕鬆完成。
一．快速掌握重要訊息
不管是讀書或讀報，原則是先選擇有用的資訊開始讀起。
︱建議讀報步驟為︱
1.把報紙攤開，從版面標題，挑選想看、需要看的資訊。
2.將重點擺在頭尾兩段，先看這兩段，能快速理解重點。
3.根據第1、2項原則，挑出對你有用的資訊，再仔細閱讀，較無用的資訊可以閱讀標題方式帶過。
︱建議讀書（小說除外）步驟為︱
1.看書皮，通常上面有專業人士對此書的重點提示，從這些重點開始閱讀，能快速掌握書旨。
2.看目錄，先勾選你最感興趣的章節閱讀，其他內容再慢慢看。
*閱讀主要目的是幫助思考，一旦你已學習到有用的資訊，就達成閱讀效益，不必太拘泥於看了多少篇幅、閱讀了多少時間。
二．重要郵件當下處理
一般人常做的是把信箱全瀏覽一遍，對資訊有印象後，關掉信箱，才盤算等有時間再回覆重要郵件。但不立即處理，下次再開信箱，必然要重新搜尋、閱讀、思考，再回信，其實前3個動作，第1次開信箱就做過了，等於浪費時間。
對於重要郵件最好是現在就回，因為不做拖延，直接完成工作，往往是最節省時間的方法。
不過，人一天只有24小時，做事要有取捨，要從重要事做起。重要性可分別從主管和個人角度思考。首先釐清主管最重視什麼，再衡量你現在不做哪件事，往後將會造成工作困擾。
另一方面，很多人常把時間耗費在救火，也就是處理緊急事件。但是緊急未必重要，重要的不立即處理，又會變成緊急的，反而讓人覺得時間壓力越來越大。
三．有效歸納文件與名片
切忌把文件統統堆疊在一起，看似很整齊，其實很容易讓人找不到文件，也毫無工作優先順序。
文件歸納有如下幾項重點：
1.文件依處理順序分為重要而緊急、重要但不緊急、不重要也不緊急。
2.每天下班前，把隔天的待辦文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻進入作戰。
3.名片收納也很重要，建議依客戶所處產業分類。此外，存放順序也有一定的方法，祕訣是把最近頻繁使用的名片，集中擺在最顯眼處。
四．善用零碎時間
別小看零碎時間。若想好好運用零碎時間，建議先把事情分成2大類，一是需要一段完整思考時間才能完成的事，一是不需思考就能做的事，後者就用零碎時間做。零碎時間包括搭捷運或等公車時間、工作與工作之間的空檔等。
花5分鐘決定做哪些事，排定先後順續，並將所有流程想過一遍，找出哪些動作可以同時完成，哪些動作不能花太多時間，這樣就能輕鬆地在有限的時間內完成工作。
此外，隨身放支筆，隨時隨地記下須完成的事，甚至突然閃過腦海的想法。一方面提醒自己，哪些重要待辦事項未做，一方面節省之後絞盡腦汁回想的時間。
還可以利用空檔時間，把每天做哪些事，每件事各花多少時間寫下，就可已知道究竟將時間浪費在哪件事情上。如此便能發現問題出在哪裡，才能做出適當的改善。
五．5分鐘做好會議規劃
︱會議主持人要注意︱
1.召集會議出席者，別超過10人，否則很難有效率。
2.訂出開會目的，確認每位出席者清楚知道目的。
3.會議進行間保持討論，即使有不同意見，也不能偏離主題。
4.訂好議程，幾點幾分到幾點幾分討論哪一項，何時停止討論，何時要有結論，皆須訂時間表。
5.會議一定要有決議，最後主持人一次宣布決議重點。
︱會議出席者要注意︱
1.傾聽，不要中斷別人談話。
2.思考，針對開會目的集中思考。
3.發言，要有重點與建設性。
4.決定，要有根據，不要憑直覺。
5.不要猛記筆記，很容易分神。
6.出席會議絕不遲到。
六．有禮交換名片，事半功倍
名片交換是社交第一步，攸關能否給對方留下好印象，有禮交換名片，能讓往後合作更事半功倍。
建議步驟如下：
1.先把自己的名片準備好，然後等對方拿出名片。
2.用兩手接住，不要把對方的名字與職稱蓋住，你才能一眼看見。
3.兩手拿出你的名片，也不要蓋住名字與職稱，讓對方能清楚看到。
4.別急著把對方名片收進去名片夾，先放在最上層，與對方寒暄。
5.若是開會場合，建議回座位後，將對方名片照座位表排放，能快速記憶人與職稱的對應。
七．5分鐘寒暄，成功第一步
快速引起注意，留下好的第一印象，是合作的第一步。換完名片後，別急著離開現場，先與對方寒暄5分鐘，能提高合作達成率。
建議注意以下幾點：
1.首次寒暄時間不宜過長。尤其在公開場合，雙方都想多認識新朋友，一直拖住對方時間，很容易有反效果。
2.隨時注意對方反應，從眼神、回話內容就可略知一二。例如對方眼神已飄向他處，或回話只是答「喔」、點頭，猜測對方已有意結束談話，別白目的自顧自一直講。
3.出席場合前，大略設想你會遇到什麼人？誰是你最想認識的？把握時間引起這些人注意。另外，出門前做5分鐘功課，上網查詢對方的職位，目前執行哪些專案，這是好話題。
4.名字介紹很重要，很多人只記得介紹自己的豐功偉業，個人名字卻含糊其詞帶過，會降低對方對你的記憶度。建議自創有記憶度的名字介紹詞，例如與個性相關、與本身工作相關、與對方產業相關，最後完整重覆名字，能讓對方快速記住你。
本文摘自 Cheers雜誌76期
文章定位：
人氣(18) | 回應(0)| 推薦 (
0)| 收藏 (
0)|
轉寄
全站分類:
不分類
