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2008-07-21 18:33:44| 人氣899| 回應3 | 上一篇 | 下一篇

行政工作相關問題與反思

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有朋友和我討論到以下幾個問題,這些都是困難且不容易有制式標準答案的『大哉問』,如果在面試,我會大致做以下回答:

1.你覺得行政工作最困難的地方是?
知識不足可以學習,錯誤可以改進,經驗可以累積。然而所有的事物都要透過人來處理,因人方能成事,所以我認為行政工作中變數最大的部分在於『人』的因素。
行政工作不可避免要接觸到不同的人,把這些人際關係處理好,保持良好的互動。有困難時大家願意協助與合作,有資訊時可以共享,有爭議時可以協調。如此一來,縱然有麻煩的狀況,至少也都可以處理。
至於該如何處理好人的問題,我認為最重要的是要放低自己的身段,特別在我們此刻仍然資淺的階段,環境中一定有很多要我們虛心請益之處,把自己放空,別人就會願意接納我們,指導我們。


2.如果上級長官和你理念不和,你會怎麼做?
我認為理念不合有時來自於彼此所重視的面向不同,又或是雙方所掌握的資訊不同。因此首先要先分辨問題來自哪個部分。
如果是因為資訊不足,無論是在於我或是長官部分,都可能造成後續想法的差異。如此就要設法讓雙方擁有相同的資訊,如果是我有所不足,就要設法請益。如果長官有些狀況一時不清楚,我就委婉地把訊息呈現給他,有時爭議自然迎刃而解。
如果理念不合是因為雙方重視的面向不同,那麼首先我們應該自己先檢討,是不是自己眼界太過狹隘,畢竟主管的位置有其高度與視野,如果確係合理的考量,做下屬的自然必須尊重。
但是如果主管的要求有不合理之處,這就比較麻煩。服從上級固然是行政倫理,但堅守專業也很必要。此時只能設法再多加溝通,尋求轉圜。


3.若上級長官交待下來的事,但是你下面的老師並不支持你,你會怎麼辦?
上級長官跟其他的老師的想法通常都各有其道理,不配合的態度有時來自於溝通不足,也可能是因為配套措施或執行面上的問題。這部分確實是基層行政人員的辛酸。
我認為應該適時地把雙方的意見與考量呈現給對方。當然,也要多檢討自己在執行上是不是還有改進的空間。一方面還是要協助長官推動工作,另一方面也要讓老師們知道自己有在努力重視他們的意見與需求,幾經折衝之下,縱有困難,但還是會有改善的空間。


4.身為生教組長,對於學生管理,你會怎麼做?
勤走動:多注意校園死角與校園內的突發狀況。

重原則:生教組相當於學校的執法單位,必須有明確的原則,必須公正無私,堅守立場。

講道理:現在的學生不是一味地壓迫就會屈服,生教組長當然可以有其身份上的權威,但也要跟學生講道理,才能讓學生口服心也服。

勤於與家長溝通:這部分是針對偏差比較嚴重的學生,有需要就通知家長,時時讓家長知道學生在校的情況,該請家長到校就絕不偷懶。

適時尋求支援:有些小問題可交給導師自行處理,該輔導的就要轉介,該報中輟的不要偷懶,該尋求少年隊協助的也不要不好意思,生教組長只有一個人,不可能獨立處理所有的狀況。


5.當行政雜事很多,但教學方面又要趕課,你會如何在行政和教學間做調適?
1.妥善規劃自己的時間:特別是要善用一些零碎的時間,把這些時間整合起來,可以處理好許多小事或例行公事。最好能夠把自己的一天的時間做明確的規劃,何時整理缺曠課記錄,何時處理假卡,何時簽辦公文等等,如此便不容易有所遺漏。

2.分清事情的輕重緩急:課務攸關學生的權益,重要性相當高。而行政事務雖然繁瑣,但還是可以區分出哪些有急迫性,哪些事情可以先等一等。優先處理完急迫的事,不急迫的就等自己輕鬆下來之後再處理。

以上比較偏向說理,如果能搭配一些例子,應該會更具說服力吧。

台長: 欣仔
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mathbaby
大大的感謝您無私的分享...行政類的口試問題著實困擾我...又一直找不到人可以詢問..真的很感謝您...:D
2008-07-22 01:13:25
站長
行政工作本來就是有了經驗之後才能有所體會。
至於說實習期間能學到多少那都是不可能的。
學校畢竟只能給實習老師做一些出勞力或小動腦的事。其他環節還是得由行政人員自己掌握才放心。
行政工作其實也沒什麼大學問。
說穿了就是三點:
1.所負責的業務:(這部分是可以學習的)
2.制度:(制度好壞會影響執行業務的難易與成敗)
3.處身在行政團體中的人。(我認為這部分最重要)

抓住這三點去構思回答,至少就不會沒有方向的空談了。
2008-07-22 11:32:06
嘎奶
老師你字好多呦~
看到一半就眼花了 ...哈哈

你怎麼會到我那聽歌呀?
真是驚喜驚喜呢~ 謝謝你呀!!

咦?你知道我是誰吧?
2008-07-24 16:58:48
版主回應
你應該是大陸主播吧:)
2008-07-28 14:01:19
是 (若未登入"個人新聞台帳號"則看不到回覆唷!)
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