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　會談不僅僅是動動嘴皮子的簡單運動，更是人際溝通與商業行為的基礎。

　會說話的人懂得抓住重點，節省時間，又能讓人歡喜愉悅。

　不善說話者常常不知所云，浪費時間，又不自覺地四處惹人嫌。

善做筆記的上班族

　穿過富麗堂皇的大廳，搭上快速電梯，直抵大樓的高樓層區，我見到了久未謀面的Thomas。他剛升任副總，正積極思考公司內部組織重整的事情。他邀請我至公司與不同部門的主管會談，以瞭解目前各部門面臨的問題，及討論提升工作效率的具體方法。

　會談之後，Thomas問我對各部門主管的印象如何，我略述了自己的看法及感想。

　「你覺得哪一位主管的工作效率最高？」他突然問我。
我與會談的主管素昧平生，對他們日常的工作表現及掌管事務毫無　所悉，一時之間不知該如何回答。
　我想了一下，「應該是最後會談的那位T小姐。」
　「為什麼呢？」他好奇地問。
　「因為前三位主管均是空手進入會議室，沒有帶任何紙張及書寫用具。只有T小姐拿筆進會議室，還帶了一本厚厚的記事簿，裡面貼滿了便條紙及小標籤。」
　「與其他主管會談時，他們僅當成是普通的會談及聊天，只有T小姐不停地認真記錄及寫筆記。所以我覺得T小姐應該是一位相當負責、工作效率頗高的好主管。」
　「你說得沒錯！」Thomas微笑地說，「確實是T小姐表現最為傑出，我也正想調升她的職位。」
　我告辭離開Thomas的辦公室，踏出美輪美奐的大樓後，在歸途中回想今天的會談過程。
　我想T小姐絕對不是刻意在今天才攜帶記事簿進入會議室，那應該是她平日在職場上養成的好習慣。在會談中，邊談邊積極記錄談話的內容，寫下可幫助提升工作能力的事項，以供自己日後參考；另一方面則可提醒自己會談後應做的工作日程。
　「會談」這件事情，對不同職場、不同職位的人來說都很重要。許多上班族在一整天的上班時間中，可能有百分之五十的時間是耗用在談話這件事情上。其中一半的時間是自己在談話，例如與部屬溝通、聯絡會談等；而另一半的時間是在聽別人談話，例如聽取老闆的指示、顧客的意見、同事的簡報等。
　若能在談話這件事情上多花些工夫思索，即可大幅縮短說話的時間，然後可將節省下來的額外時間，投注在其他更有效益的事務上。

　瞭解會談的五大目的

　首先我們必須先思考會談的目的為何，再針對各個不同目的逐項強化。基本上，會談的目的有下述五大項：

　1.促進溝通，增進彼此瞭解
　會談可拉近陌生人之間的距離，促進彼此的瞭解，消弭上、下位者的緊張對立，協助客戶明白公司的立場，也幫助公司掌握客戶的需求。會談可謂是人際關係的良好潤滑劑。

　2.傳達重要訊息
　文件或電子郵件的溝通有時較為生硬，或因語意不詳而容易引起誤解。當面會談可直接傳達所欲表達的訊息，可做詳盡的補充說明，或婉轉地解釋訊息背後的前因後果。

　3.探悉對方反應
　在會談中，傳遞訊息後，就能得知對方的反應是正面接受，是負面排斥，還是不置可否。依對方不同的反應，再行逐漸調整應對的方向或談話的內容。會談中最忌過快拋出「YES／NO」的問題，若遭到對方一口回絕，將使原有的融洽氣氛迅速急凍，導致會談不歡而散。

　4.獲得重要資訊
　在會談過程中，我們可以瞭解會談者對職場生涯的規畫、對公司內部的期待、對公司產品的需求、對市場經濟的看法、對景氣變化的因應策略等。這些資訊的累積，可協助自己更加瞭解公司內部職員、公司外部動態、市場變化趨勢等。充分的資訊可幫助我們及早做好準備，未雨綢繆地防患於未然。

　5.達成共同意見
　公司內部會談的最終目的是為了達成共同意見、建立共同協議；公司與外部會談的最終目的則是為了簽署合約，或是取得客戶訂單。一次的會談未必可以達成預先設定的目標，但應該在會談之後，明顯感覺已向目標逐漸邁進，並預期在有限的時間內，雙方能夠進而達成共識。

　會談不是耍嘴皮子的「雜談」，也非正經八百的「政談」，而是在詼諧、風趣、幽默的氣氛中，進行正經要事的晤談。

　會談是藝術，也是技術。掌握會談的技巧與目的，可節省時間，亦可掌握人心。

　TIPS
․會談中穿插適當的空白片段，未必是件壞事。
․會談中途暫停片刻，讓自己與對方都能稍事休息，回頭整理一下會談內容，再行調整情緒、仔細思考後，重新擬定溝通策略，往往能有效突破會談的瓶頸，達成雙贏的最佳結論。(本文摘自《效率決定競爭力》，商周出版)

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