辦好一場演講也是素養：辦好演講不能忽略的12個重點
轉載蔡淇華 3月26日https://www.facebook.com/photo?fbid=10225694235117200&set=a.1986824144815
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最近許多朋友反應：
「我盡量不接學校的演講，因為常常被冒犯。」
想要承辦演講的朋友們，有空參考〈辦好一場演講也是素養：辦好演講不能忽略的12個重點〉
日前一位知名講者受邀至一所高中分享，因為學生不斷進出上廁所，甚至製造出極大音響，讓講者不堪其擾，最後為了喚醒「尊重」二字，決定忍痛中止演說。
自己擔任行政職超過20年，辦理超過300場演講，新手期也常常「出包」，令受邀者感到不悅。這些年受邀分享也超過500場，漸漸理解，辦理一場成功的演講，真的有太多的細節與專業，如果能有一個標準作業程序(SOP)供大家遵循，不僅可厚實108總綱中的「溝通互動」素養教學，亦可讓大家按圖索驥，避免踩到無謂的「地雷」。
因此擬提出辦理演講需要注意的12故重點，供大家參考：
一、先搞清楚，你為什麼要辦這一場演講？
發出邀約時，千萬不要只說出「冷數據」，例如：我們是XX單位，想辦一場XX演講，請問你有沒有空。收到這樣的訊息，我第一時間都會回絕。
邀請方需要的武器是「熱兵器」，是邀請方的熱力大噴發。
一個演講者，尤其是一個忙碌的演講者，考量是否受邀的，除了時間、距離、報酬等因素之外，其實最重要的，是邀請方的「動心起念」。例如：自己所處的是一個資訊落差嚴重的地區，亟需要這個演講者的分享，一起為下一代完成教育大夢。
如果邀請者表達的熱情與夢想，與講者的終極關懷一致，大部分的受邀方，應該都會不忍心說出「不」這個字。
二、演講是「演+講」，會講不會演，兒童不宜
年輕孩子的Attention Span(專注期)很短，超過二十分鐘的演說，就會讓他們注意力渙散，因此必須為他們安排說唱俱佳的講者。如果是配合故事、音樂、戲劇、互動的分享，就更適合。
有些文學大師，分享較為靜態，就適合小場的分眾，若請他們講全校大場，對聽講雙方，都可能是種折磨。
三、提供鐘點車馬條件，是基本禮貌
朋友為一個萬人組織辦理演講，他發出許多邀約，然而大多已讀不回，他非常的困惑。看了他的邀約內容，終於知道原由。原來他只潦草幾筆：我們是某某單位，想要邀請閣下辦理演講，煩請回訊討論細節。
基本上要一個受邀者跟你「討還阿堵物」，實在有傷風雅。因此一開始就提供鐘點、車馬條件，是基本禮貌。若講者的旅行距離極遠，多安排20至30分鐘的訪談，也因此可多支領一個鐘點，也是一種貼心。
自己曾到新北某科大分享，不僅鐘點極低，而且分享後才說明不提供車馬。「因為我們學校大多邀請北部講者，習慣不編列此項。」結算自己的高鐵費、計程車費、以及停車費，與這次演講費相埒。默默接受這次「驚奇之旅」後，對於之後缺乏相關細節的邀約，只能敬謝不敏。
四、需要行前通知，兩次是基本
建議演講前一週先做一次行前通知，演講前一天再提醒一次。絕對不可數月前談好後就無聲無息。自己辦理演講初期，也曾經犯過同樣的錯誤，結果當天開天窗，全年級就座後，癡癡等不到講者，緊急去電，只得到一個答覆：「你沒有再聯繫，所以我以為你已經取消了。」
五、考量講者屬性，詢問是否需要發公文
許多講者有正職工作，需要公文方便請公假，貼心的邀請方會主動詢問，在活動十日前發出為宜，因為並非每個單位的主管，都會對同仁外出分享樂觀其成，提早發出公文，可方便講者折衝應變。
六、站在講者立場思考交通與接送
如果講者搭乘大眾運輸工具，建議詢問是否需要接送。如果可以接送，建議尋找一個站內方便辨識的接送點，甚至做一份辨識的牌卡。
自己曾經到達車站後，收到對方電話的「遙控」，指示走到站外的陌生路口。然而那車站是一個地下三層、地上四層的建築，總共有20幾個出口，結果我不斷地迷路。
還有一次對方的接送人員就站在一個人馬雜沓的接送點，沒有辨識的紙牌，未告知穿著特徵，也沒有來電聯絡，我只能像個推銷員，不斷地詢問附近的陌生人：「請問你是來接我的人嗎？」
遇到這樣的「異鄉困境」，還沒開始演講，心已冷了一半。
如果講者坐計程車過來，建議到校門口等待，千萬不要讓對方在門口接受警衛的質問，然後進來後不斷地問路與迷路。當然，為講者負擔計程車費，也是一種貼心。如果講者是自行開車過來，要協助尋找車位。
總之，站在講者的立場，為其考量交通問題，是一個非常基本的禮貌，然而可惜的是，在這一塊，只約三分之一可「做到基本」。
七、扮演講者與聽眾間的橋梁
如果演講是一場腦力交流的運動，那主辦人必須扮演雙向交流的橋樑，幫彼此「熱身」。主辦人必須將聽眾的客觀資料，例如人數、年齡、性別、學科屬性等，整理給講者。若可能，也可先將講者的資料、分享主題，透過朝會、Mail、或無聲廣播，先介紹給聽眾認識。甚至可以跟課程合作，請聽眾先閱讀講者的書籍、文章。
讓聽講雙方彼此都有先備知識後，交流的過程一定可以更加熱絡，分享後的QA時間，也會有更多火花。
往往QA的前幾分鐘會讓場子冷掉，因為華人往往「不敢為天下先」，若主辦人先安排一些「暗樁」提問，則可以避免尷尬時刻。有時候安排的暗樁怯場，主辦人就必須跳出來，依聽眾的需求提問。
八、場地與設備，各種超前佈署
很多組織都有設備完善的電腦桌、以及投影設備，這個時候主辦方只要確定麥克風是否充飽電、是否有備用麥克風、備用電池數量是否完備即可。
如果沒有電腦桌，使用筆電，最好事先要到講者的PPT測試，看看版本是否可開啟。如果有影片播出，也一定要測試播出軟體。若主辦單位網路訊號不穩定，則最好先將播放影片下載在桌面或USB中。
有的演講者使用ios系統的電腦，就要準備轉接頭。如果主辦者本身對三C產品不熟，最好現場要有一位資訊能力較強的同仁待命，隨時做狀況排除，免得一場分享，聽眾有一半時間必須看主辦單位像無頭蒼蠅忙上忙下。
去年曾到一所高中分享，他們的電腦桌故障，只好借用學務處的移動式廣播系統，但演講到一半，麥克風又又故障，校內也無人可以排除問題，最後兩個小時，自己只好用「喉嚨原音」撐完全場。場地不小，事後的身體災情，可想而知。
另外溫熱茶水的準備，也是必要的貼心，好幾次自己講完一小時後，必須停下來，口乾舌燥說：「請問可以幫我準備一杯水嗎？」
九、時間是朋友也是敵人
如果一場演講超過二個小時，就要考慮是否安排中場休息時間。如果聽眾年紀太小，自律能力差，就最好安排中場休息時間，讓他們上廁所。否則聽眾中途進出頻繁，會對講者造成嚴重干擾。
自己曾經受邀至一所國立科大分享，邀約者「心很大」，兩個小時的分享時間，竟然有三種聽眾組合，有的中途進場，有的中途離場。當分享八十分鐘後，眼前兩個班級同時起身離場，我終於忍不住心中的怒火：「對不起，一場演講有起承轉合，我剛鋪陳完，正要做重要的總結，現在人數去了一大半，我實在講不下去了，今天就分享到此，演講費我會全額歸還。」留下現場錯愕的聽眾。
我離場後，一位學生追出來：「老師，對不起，我還想要聽。」我就站在車旁，對他一人講完剩下的部分，但當下心中是不斷的OS：「好後悔，好後悔接這場邀約。」
十、教師研習，各種地雷引爆點
常常教師研習時，全校老師都會自動向後退成一個ㄇ字型，也就是離講者越遠越好，這時候講者還沒開口，就已經接收到聽講隊型的訊息－－我們真的沒興趣。
或許這些老師很無辜，因為他們已經被迫聽了太多含金量太低的分享，但如果今天來了一位有料又有心的講者，他心中一定是滿滿的委屈。
曾經到一所國立高職的科研習分享，結果到場聽眾不到十人，只有三位是正職老師，其它就請代課老師來充場面。分享時大家各自滑手機、聊天，而且有兩位中途離場，只有邀請者一臉專注傾聽。
因為陰影仍在，現在我非常害怕接教師研習的場子，如果盛情難卻，到了現場，又見到ㄇ字型陣仗迎賓，我常會不識時務，說出讓大家尷尬的話：「這是一個國家傳承教養的場域，如果我們為人師表都無法以身作則，尊重知識分享的場域，學生要如何以我們為榜樣，所以麻煩各位師長一分鐘內移動到前排，不然，我會馬上離開喔。」
十一、當天的照片回饋，當天回傳
講者在舞台上不方便自己拍照，主辦人可以協助側拍，並可將聽眾的正向回饋在當日會傳給講者。講者不僅會感受到貼心與尊重，而且也有了材料可Po出分享，這對主辦單位而言，也是一種口碑行銷。
十二、辦理演講是學習的起點，也是人脈的節點
自己在大學時不喜歡上課，卻著迷於學校辦理的演講，這些碩學鴻儒難得蒞臨校園，帶來新視界，開啟了自己知識的好奇、與學習的熱情。也因此，進入職場後，自己也盡量爭取辦理演講的工作。
這項工作不啻是一份「特權」，讓自己認識到各行各業的精英。
就像自己本來早已斷了寫作大夢，但因為邀請到教散文的石德華老師、教新詩的嚴忠政老師，最後不僅得以入廟堂之內、觀百官之富，開啟了第二人生，還與他們成為生死之交。
因此現在帶社團時，會教授同學邀訪的SOP，從一封得體的邀訪信開始，到如何運用4C(Create Opportunity創造機會、Connect Actively主動連結Challenge Bravely勇於挑戰、Continue Contact維持連結)，將邀約的「弱連結」，轉化為一生人脈的「強連結」。這些，在在都是素養。
嚴長壽曾批評台灣學校給講師的鐘點太低。其實許多受到肯定的講者，願意拿不合業界標準的酬勞，忍受舟車勞頓，風塵僕僕趕到一個陌生的場域，掏心掏肺的分享，然後晚上再拼命的爆肝補班。他們的起心動念，就是想要傳達善美的知識與價值。當然，「尊重」絕對是不可忽略的價值。
期待因為這篇文，好的講者都可以受到該有的尊重，台灣辦演講的文化，也可以因此更精緻貼心。這樣的文化中，善美的知識，也更容易發芽與抽長。
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