como3119

11愛的鼓勵 3訂閱站台

Jan Yager

如果你得到上司授權處理某些事務，
但你的上司行事卻雜亂無章、拖拉成性，
那麼你的職責與工作可能會遇到某些挑戰。

狀況１　如果上司缺乏時間管理
有時候我們有全世界最好的時間管理技巧，
但上司正好在這方面需要很多協助，
遇見這樣的狀況時，
也許你可以試著建議公司或部門聘請時間管理顧問，
為各階層員工召開研討會，包括你的上司，
這樣你的上司就不會覺得只有他缺乏時間管理技巧。
如果可以的話，也可以聘請外面的講師與專業人士，
以不偏不倚、腦力激盪、教育與有趣的方式
解決部門人員時間管理的問題

狀況２　如果上司雜亂無章
我們希望你的上司有個條理分明的助理，
讓他比較上軌道。
但是如果你就是助理，
或是上司沒有條理影響到你的工作，
使你很難完成工作，請考慮以下的建議：
以各種方法傳送給上司備忘錄或其他文件。
例如，除了在電子郵件以附加檔案
或是在內文傳送資訊之外，
你也可以用傳真、當面遞交、
或是郵寄紙本給上司做為備份。
由於雜亂無章的人經常亂放東西或是掉東西，
這樣可以提高重要資訊
以某種形式傳給你上司的可能性。

建議在全部門舉行「清理桌面日」，
你的上司才不會覺得是針對他的沒有條理。
希望這樣可以讓他比較能夠
掌握每件東西放在哪裡或是歸檔在哪裡。

狀況３　如果上司拖延成性
如果你不會拖延工作，但是上司會，那該如何？
以下是幾點建議：
經常有技巧地提醒上司，他應該優先處理什麼，
尤其是跟你自己的工作有關的事項，
以免讓他的拖延成為你的問題。
以文字或口頭小心地提醒他：
「您預計何時給我關於明天會議修改過的議程呢？」

主動提供協助，以免讓上司感覺你在催促他：
「下個月參加技術會議，
關於我們的計畫我有什麼可以幫忙的嗎？
您需要我去找什麼資料，
讓旅行社可以進行妥善的規劃？」

或者你也可以試著猜想為什麼上司會拖延，
看你能否解決這問題，
例如，因為提出年度報告所需的資料不足，
所以影響進度，
或者對於某項行動猶豫不決，因此造成拖延？
然後主動去協助上司解決這些問題。

大家都想要取悅上司，
但是他做事的方法卻使你的工作無法進展，
這時你可以有技巧地根據過去的成就與經驗，
主動提供上司一些有助提升工作效率的建議。
你既要保持生產力，又不能批評上司以免他討厭你，
如何掌控真是一大挑戰，
但是這絕對是可以做到的，
也符合每個人的最大利益。

提出意見而非怪罪　討論出具體期限
不是責怪，也不是反對或不滿。
沒有人喜歡被批評，尤其是上司。
無論到現在你們溝通多少次，
當你要提出意見時，以不同的方式進行互動。
例如，如果你們總是以電子郵件來往，
就安排一次電話討論；
如果你們總是在電話上討論，就試著面對面；
如果你們總是面對面開會，
試試即時通訊或是電子郵件。

你可以從這特定的計畫收集你所有的資料，
包括每個部分的工作需要多久時間、
以前在所執行過的一、兩個相同
或類似案例花了多少時間等，
提出具體的資料給上司，並請上司也提供意見，
成為如何提高產力的討論，而不是在說教，
而且討論到最後要有個行動計畫，
是你們雙方都同意的，
可以的話，將這計畫寫下來，
訂定出短期與長期的期限，藉此修改上司工作模式，
如此一來，上司效率應該就會有明確的改變了！

http://www.libertytimes.com.tw/2012/new/jun/6/today-work1.htm